Kompetenzmanagement in Unternehmen: So behalten Sie den 360 Grad-Umblick

Das Kompetenzmanagement im Unternehmen ist ein wesentlicher Bestandteil einer zukunftsorientierten Organisationsentwicklung. Denn: Viel günstiger als das ständige Recruiting von neuen Talenten ist das Aufbauen und Unterstützen von eigenen Inhouse-Talenten im Unternehmen.

Um Mitarbeiter bestmöglich zu fördern, Talente rechtzeitig zu entdecken und ein nachhaltiges System für die Weiterbildung aufzubauen, braucht es ein Kompetenzmanagement mit einem Modell, das der Kern der Strategie ist. In diesem Artikel liefern wir Ihnen eine profunde Definition des Kompetenzmanagements, erste Tipps für die Strukturierung des Managementprozesses sowie Best Practices zur Implementierung von Kompetenzmanagement im Unternehmen.

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Definition: Was ist Kompetenzmanagement

Das systematische Kompetenzmanagement hat zum Beispiel das Ziel, sicherzustellen, dass die richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Unternehmen verfügbar sind, um die strategischen Ziele der Organisation zu erreichen. Kompetenzmanagement ist ein strategischer Ansatz und eine Managementdisziplin, um die Mitarbeiterpotenziale in einer Organisation oder von Mitgliedern eines Rates oder einer Genossenschaft zu identifizieren, zu entwickeln und optimal zu nutzen.

Die Hauptbestandteile des Kompetenzmanagements umfassen die Kompetenzanalyse, die Identifizierung und die Definition der benötigten Kompetenzen basierend auf den strategischen Unternehmensziele. Für die praktische Umsetzung des Kompetenzmanagements und das strategische Handeln gibt es Kompetenzmodelle und -profile für verschiedene Rollen innerhalb der Organisation.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Kompetenzmanagements ist die Kompetenzbewertung, bei der die vorhandenen Kompetenzen und Potenziale der Mitarbeiter erfasst und bewertet werden. Dies kann durch Selbstbewertungen, Vorgesetztenbewertungen, 360-Grad-Feedback und andere Methoden des Kompetenzmanagements erfolgen. Auf Basis dieser Bewertung werden im Kompetenzmanagement Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung und Qualifizierung geplant und durchgeführt, wie Schulungen, Weiterbildungen, Coaching, Mentoring und andere Entwicklungsprogramme.

Die Kompetenznutzung bezieht sich auf den Einsatz der vorhandenen Kompetenzen an den richtigen Stellen innerhalb der Organisation, was die Personaleinsatzplanung, Karriereentwicklung und Nachfolgeplanung umfasst. Außerdem beinhaltet das Kompetenzmanagement die Überwachung und Bewertung der Wirksamkeit des Kompetenzmanagements durch die Analyse von Leistungsdaten, Mitarbeiterzufriedenheit und die Anpassung von Strategien und Maßnahmen bei Bedarf.

Kompetenzen kennen, fokussiert handeln: Durch effektives Kompetenzmanagement können Organisationen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, die Mitarbeiterbindung erhöhen und in der Unternehmensführung eine kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen sicherstellen.

Kompetenzmanagement: Beispiel aus der Praxis

Lassen Sie uns anhand eines praktischen Beispiels schauen, wie Kompetenzmanagement in der Praxis funktionieren kann. Dazu nutzen wir diese Persona:

1. Erstellen eines Kompetenzprofils

Um im Kompetenzmanagement einen ersten Überblick über Eriks fachliche (Vertriebsstrategien, Marktanalyse), methodische (Projektmanagement, Präsentationstechniken), soziale (Kundenbeziehungen, Teamarbeit) und persönliche Kompetenzen (Selbstmotivation, Zielorientierung) zu erhalten, wird ein Kompetenzprofil angelegt. Dafür legt die personalverantwortliche Person eine Liste aller Kompetenzen an, die für das optimale Ausfüllen der Jobrolle und das Bewältigen der Aufgaben notwendig sind. 

2. Kompetenzanalyse

Im zweiten Schritt des Kompetenzmanagements wird der Realitätscheck gemacht: Wie ausgeprägt sind Eriks Kompetenzen aktuell tatsächlich? Um diese Frage zu beantworten, erfolgt eine Kompetenzmessung. Zunächst bewertet Erik sich selbst. Außerdem wird ein 360-Grad-Feedback durchgeführt, um Eriks aktuelle Handlungskompetenzen im Vertrieb von allen Seiten zu erfassen.

Dazu werden seine Stärken und Entwicklungsbereiche durch Gespräche mit Vorgesetzten, Führungskräften und Kollegen aus dem Team identifiziert. Dabei können Fähigkeiten und Wissen in Bereichen wie Kundenakquise, Verhandlungsführung, Produktwissen und CRM-Nutzung getestet werden.

Ergebnis: Erik verfügt bereits über ein ausgeprägtes Produktwissen und kann CRM gut anwenden. Aber das ist für einen Berufsanfänger nicht verwunderlich: Er ist noch nicht sehr erfolgreich im Führen von Verhandlungen und der Kundenakquise.

3. Entwicklungsmaßnahmen

Um Eriks Stärken zu stärken und fehlende Kompetenzen zu erlangen, wird auf der Grundlage der Ergebnisse des 360-Grad-Feedbacks und der Selbstbewertung im Rahmen des Kompetenzmanagements ein Maßnahmenpaket aus Workshops und Schulungen zusammengestellt. 

Das Paket könnte wie folgt aussehen:

• Schulungen zur Verkaufstechnik und Verhandlungsführung;
• Workshop zur Nutzung des CRM-Systems zur effektiveren Kundenverwaltung;
• Coaching für Eriks persönliche Effektivität und Zeitmanagement;
• Weiterbildung in Kommunikationsfähigkeiten und Beziehungsaufbau.

Da Erik noch Kompetenzlücken in der Kundenakquise und der Verhandlungsführung hat, werden ihm für einen gelungene Transfer Dialogsimulationen für Kundengespräche sowie Schulungen zu Verkaufstechniken zugewiesen. Alle Weiterbildungsmaßnahmen sind online zentral auf der E-Learning-Plattform für das Kompetenzmanagement verfügbar.

4. Einsatzplanung

Anhand des Ist-Zustandes seines Kompetenzprofils kann die Personalabteilung planen, welchen Anforderungen aktueller Projekte und Kunden sowie der Unternehmensziele es entspricht. Ist er bereit für eine neue Herausforderung? Oder braucht er noch etwas mehr Grundlagenarbeit, um sicherer im Umgang mit Kunden zu werden? Bei der Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden Eriks Entwicklungsziele berücksichtigt. 

Da Kundenakquise und Verhandlungsführung auch praktisch eingeübt werden müssen, sind Eriks Mitarbeiter und Vorgesetzte bemüht, ihn in einem Buddy-System zu unterstützen: Sie beteiligen ihn an Kundengesprächen, lassen ihn bei Verhandlungen dabei sein und besprechen mit ihm im Nachgang das Vorgehen und den Umgang mit den Kunden.

5. Monitoring und Feedback

Durch regelmäßige Feedbacks und Tests nach Weiterbildungen wird Eriks Kompetenzprofil basierend auf deren Ergebnissen fortlaufend aktualisiert.

6. Karriereentwicklung

In Mitarbeitergesprächen kann Erik kommunizieren, was seine beruflichen Ziele sind und in welche Richtung er sich im Unternehmen weiterentwickeln möchte. Der Personaler kann wiederum bewerten, wo es Chancen im Unternehmen gibt. Durch ausgewählte Entwicklungsmaßnahmen und Coaching unterstützt Eriks Arbeitgeber ihn bei der Umsetzung langfristiger Karriereziele.

Damit hilft der Kompetenzmanagementplan Erik dabei, seine Leistung im Vertrieb zu steigern, fördert seine berufliche Entwicklung im Unternehmen und unterstützt gleichzeitig die langfristigen Unternehmensziele.

Kompetenzmanagement: Modell erstellen

Das Kompetenzmodell ist das Herz des Kompetenzmanagements und hat mehrere wesentliche Aufgaben, um sicherzustellen, dass die richtigen Kompetenzen identifiziert, entwickelt und genutzt werden.

Zu den Hauptaufgaben eines Kompetenzmodells gehört die Strukturierung und Priorisierung von Kompetenzen. Das Modell bietet eine klare und einheitliche Definition der Kompetenzen, die für verschiedene Rollen und Positionen innerhalb der Organisation erforderlich sind. 

Es beschreibt detailliert, welche Kenntnisse, Fähigkeiten, Qualifikationen und Verhaltensweisen erwartet werden. Dazu werden die Kompetenzen in verschiedene Kategorien oder Bereiche unterteilt, wie z. B. werden fachliche, methodische, soziale und persönliche Handlungskompetenzen unterschieden. Diese Strukturierung hilft, die Übersicht zu behalten und ein systematisches Kompetenzmanagement aufrechtzuerhalten.

Alle Vorteile von Kompetenzprofilen

Für jede Rolle oder Position werden spezifische Kompetenzprofile erstellt. Diese Profile umfassen die wesentlichen Kompetenzen und deren Ausprägungsgrad, die für die erfolgreiche Ausführung der jeweiligen Aufgaben erforderlich sind.

Vorteile für HR-Abteilung

Das Kompetenzmodell im Rahmen eines Skill Managements hilft bei der Identifizierung von Kompetenzlücken und dem Vergleich der vorhandenen Kompetenzen mit den benötigten. Dies ist entscheidend für die Personalplanung im Unternehmen, Nachfolgeplanung, die Besetzung offener Stellen und das Erreichen der Unternehmensziele.

Das Modell dient als Basis für die Leistungsbewertung der Mitarbeiter im Unternehmen. Es ermöglicht eine objektive und transparente Beurteilung der individuellen Kompetenzen und liefert Feedback, das auf den definierten Kompetenzkriterien basiert. Durch die visuelle Aufbereitung ist das Modell auch eine Hilfe bei der Präsentation des Kompetenzmanagements.

Basierend auf den im Kompetenzmodell definierten Anforderungen können gezielte Entwicklungs- und Trainingsmaßnahmen geplant und durchgeführt werden. Es hilft, Schulungsbedarfe und Kompetenzlücken zu identifizieren und Entwicklungsprogramme zu erstellen, die auf die spezifischen Kompetenzanforderungen zugeschnitten sind.

Vorteile für Mitarbeiter 

Ein Kompetenzmodell unterstützt die Karriereentwicklung, indem es klare Karrierepfade innerhalb des Unternehmens aufzeigt und die notwendigen Kompetenzen für verschiedene Karrierestufen definiert. Es hilft Mitarbeitern und Führungskräfte, ihre eigenen Entwicklungsziele zu setzen, Perspektiven und Potenziale zu erkennen und ihre Karriereplanung zu gestalten.

Vorteile für Organisationsentwicklung

Das Modell stellt sicher, dass die Kompetenzen der Mitarbeiter mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen. Es hilft, die notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen für zukünftige Herausforderungen zu identifizieren und zu entwickeln, um die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Durch die Erfüllung dieser Aufgaben trägt ein Kompetenzmodell wesentlich zur Effektivität des Kompetenzmanagements innerhalb der Organisationsentwicklung bei, indem es eine systematische und strukturierte Herangehensweise an die Identifikation, Entwicklung und Nutzung von Kompetenzen ermöglicht.

iSpring LMS: Das Kompetenzmanagementsystem für die Personalentwicklung

Nun wollen wir schauen, mit welchen Tools iSpring Sie in Ihrem Kompetenzmanagement in der Personalentwicklung unterstützt. iSpring Learn ist eine Kompetenz- und Employee-Engagement-Management-Software, in dem Sie alle Aufgaben, Verfahren und Prozesse Ihres Kompetenzmanagements zentral steuern können.

Haben Sie erst einmal festgelegt, welche Kompetenzen es für die Ausführung bestimmter Rollen braucht, können Sie mit iSpring Learn direkt starten.

Tool 1: 360 Grad Assessment

Befragen Sie Führungskräfte, Kollegen und andere Mitarbeiter aus Teams zu den Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen der jeweiligen Person. Die Befragung erfolgt online und – wenn Sie möchten – automatisiert. Mit wenigen Klicks laden Sie die Teilnehmenden dazu ein, ihre Bewertung abzugeben. Sie sehen über das Dashboard jederzeit, wie weit fortgeschritten die Befragung ist und ob alle ihr Feedback abgegeben haben.

Möchten Sie selbst einmal ausprobieren, wie einfach sich ein Kompetenzprofil auf iSpring Learn anlegen lässt? Dann nutzen Sie jetzt und hier Ihre Chance und lernen Sie die Software für Ihr Kompetenzmanagement in einer Live-Demo oder der kostenlosen 30-Tage-Testversion kennen.

Tool 2: Skills Chart

Für jeden Job gibt es spezielle Fähigkeiten, die man mit sich bringen muss. Diese Skills halten Sie für jede Rolle als Kompetenzbestand fest – wie sehr Sie in Tiefe gehen möchten, entscheiden Sie selbst: Reicht es Ihnen, einen Überblick über die Kompetenz „Kommunikation“ zu haben, oder möchten Sie wissen, wie die Kommunikationsfähigkeiten des Mitarbeiters in diesen detaillierten Bereichen aussehen:

• Präzise Ausdrucksweise
• Aktives Zuhören
• Grammatik und Rechtschreibung
• Klarheit und Prägnanz
• Stil und Ton
• Emotionale Intelligenz
• Konfliktlösung
• Verhandlungsgeschick
• Netzwerken
• Public Speaking

Auf iSpring Learn haben Sie die Möglichkeit, für jede festgehaltene Kompetenz und ganze Kompetenzbereiche sehr tiefgehende Analysen zu erstellen. Und: Sind die abzufragenden Kompetenzen erst einmal angelegt, sparen Sie in Zukunft sehr viel Zeit durch einen automatisierten Feedback-Prozess innerhalb des Kompetenzmanagements Ihrer Personalentwicklung.

Tool 3: Kompetenzprofil

Aus dem Feedback des 360 Grad Assessments entsteht ein ganzheitliches Bild des jeweiligen Mitarbeiters. Das Kompetenzmodell von iSpring Learn visualisiert diese und zeigt auf einen Blick die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters. So können Sie schnell eine Entscheidung treffen: Worin liegt das Talent des Mitarbeiters und wie können wir es stärken? Und wo hat der Mitarbeiter Kompetenzlücken und benötigt eine Schulung?

Tool 4: Personalisierte Weiterbildung

Basierend auf der Auswertung des Kompetenzprofils können Sie dem Mitarbeiter direkt im iSpring Learn Dashboard eine Online-Schulung, ein Webinar oder einen Test zuordnen oder ein Angebot an Maßnahmen machen. Auch hier können Sie den Fortschritt verfolgen und die Weiterbildungsmaßnahmen auswerten.

Und dann? Ordnen Sie in regelmäßigen Abständen wieder ein 360 Grad Assessment an, um zu schauen, welche Fortschritte der Mitarbeiter gemacht hat und ob die mittelfristigen Ziele erreicht wurden. So können Sie Ihr Kompetenzmanagement bestmöglich automatisieren und Zeit sparen.

Fazit: Mit Kompetenz Unternehmensziele erreichen

Wenn das Kompetenzmanagement und die Kompetenzentwicklung in Ihrem Unternehmen von Beginn an gut durchdacht sind, kann es Teil einer sehr nachhaltigen Recruiting-Strategie sein. Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihre Talente und können Ihre Personalplanung komplett digitalisieren. Haben Sie einmal in einem Mitarbeiter eine zukünftige Führungskraft entdeckt, können Sie durch eine strategische Begleitung wertvolle Mitarbeiter- und Talentmanagementprozesse unterstützen.

Sie möchten ein Kompetenzmanagement einführen? Um hierbei möglichst effizient vorzugehen, bietet sich eine Digitalisierung und weitestgehende Automatisierung des Kompetenzmanagements und der Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeiter an. iSpring Learn bietet Ihnen dafür mehrere Tools, deren gemeinsame Nutzung wertvolle Synergieeffekte schaffen. Testen Sie iSpring Learn jetzt mit der kostenlosen 30-tägigen Testversion, lernen Sie die praktische Umsetzung des Kompetenzmanagements in einer persönlichen Demo kennen und legen Sie Ihr erstes Kompetenzprofil an.

FAQ

Was sind die 4 Kompetenzen?

Die vier Schlüsselkompetenzen umfassen fachliche Kompetenz, die sich auf spezifisches Wissen, Know-How und Fähigkeiten bezieht, die direkt mit der Arbeit verbunden sind; methodische Kompetenz, die die Fähigkeit umfasst, systematisch und effizient zu arbeiten sowie Probleme zu lösen; soziale Kompetenz, die effektive Kommunikation und Interaktion mit anderen Menschen ermöglicht; und persönliche Kompetenz, die innere Einstellungen und Eigenschaften umfasst, die für Selbstmanagement und Selbststeuerung wichtig sind.

Was sind wichtige Kompetenzen im Unternehmen?

Die wichtigsten Kompetenzen im Unternehmen umfassen fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten, methodische Arbeitsweise, eine soziale Kompetenz für die Zusammenarbeit und persönliche Eigenschaften wie Selbstmanagement und Anpassungsfähigkeit.

Was versteht man unter einem Kompetenzmodell?

Ein Kompetenzmodell ist ein strukturiertes Framework innerhalb des Kompetenzmanagements und der Personalentwicklung, das die notwendigen Fähigkeiten und Verhaltensweisen für verschiedene Rollen in einer Organisation definiert. Es hilft bei der Identifizierung, Bewertung und Entwicklung dieser Kompetenzen und unterstützt somit die Personalplanung, Leistungsbewertung, Weiterbildung und Karriereentwicklung.