Schulungsmanagement Software: Weiterbildung mit System

Wer zum Schulungen verwalten Software nutzt, profitiert dadurch gleich mehrfach, denn die Administration beim Schulungsmanagement spielt eine nicht zu verachtende Rolle. Eine ganzheitliche Schulungsmanagement-Software ist die Basis für eine nachhaltige Corporate Learning Strategie. Denn mit der Qualifikation und die laufende Fortbildung der Mitarbeitenden investieren Unternehmen und Organisationen in ihre erfolgreiche Zukunft.

Um das Potenzial von Mitarbeitern optimal nutzen und Leistungsträger aufbauen zu können, braucht es den ganzheitlichen Blick auf deren Entwicklung und Fortschritte. Das funktioniert am besten mit einem solchen Schulungsmanagement-Tool, das neben einer Qualifikationsmatrix viele weitere Analyse-Tools beinhaltet. Am besten beraten sind Sie mit einer Schulungsverwaltungs-Software, um jedes Modul auf dem Weg zu Ihrem Erfolg in einer Lösung zusammengefasst zu haben.

In diesem Artikel erhalten Sie Informationen und Antworten auf alle Ihre Fragen rund um die besten Schulungs-Softwarelösungen für Ihre Bedarfe für die Mitarbeiterqualifikation.

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Schulungsverwaltungs-Software: Definition und Bedeutung

Wir wollen mit der Schulungsmanagement Definition beginnen und uns einen Überblick verschaffen, was ein Schulungsmanagement-Tool leisten sollte. In einer umfassenden Schulungsmanagement-Software haben Sie mit einer Qualifikationsmatrix jederzeit einen Einblick in die aktuelle Mitarbeiterqualifikation sowie den eventuellen Schulungsbedarf und die Schulungserfolge Ihrer Mitarbeiter und weiterer Teilnehmer. Zugleich ist eine solche Schulungssoftware für das Schulungsmanagement ein optimales Tool zur Organisation, der inhaltlichen Schulungsplanung sowie der Terminplanung.

Über eine Schulungsdatenbank kann die Steuerung des Ablaufs, der Termine und Teilnahme sowie Organisation von geplanten Schulungen und den verschiedenen Modulen von Weiterbildungen und Schulungen gemanagt werden. Unternehmen mit einer Dokumentationspflicht können mit einem solchen System zum Qualifikationsmanagement außerdem die Anforderungen an die DIN EN ISO 9001 erfüllen.

Im besten Fall beinhaltet die Schulungssoftware neben dem Schulungsmanagement auch die Möglichkeit, die Schulungsinhalte und wichtige Informationen sowie Ressourcen per E-Learning einzusetzen sowie zum Anlegen einer Qualifikationsmatrix und einer Potenzialanalyse. So können Sie die Weiterbildung und die Schulungen Ihrer Mitarbeiter und anderer Teilnehmer effizient und mit System voranbringen und sehen deren aktuelle Qualifikationen auf einen Blick.

Schulungsmanagement-Tool: Vorteile

Keine Frage: Eine Schulungsmanagement-Software ist nicht nur für die Personalabteilung eine große Arbeitserleichterung. Die stetige Schulung von Personal und die Förderung dessen Qualifikation ist heute ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, denn aufgrund des Fachkräftemangels können Talente sich ihren Arbeitgeber frei auswählen. Deshalb ist das optimale und effiziente Schulungsmanagement auch ein Kernanliegen von erfolgreichen Unternehmen. Wichtig ist jedoch ein guter Kosten/Nutzen-Vergleich, um Ressourcen gut verteilen zu können. Deshalb: Je effizienter die Schulungssoftware ist, desto mehr Kapazitäten und damit Kosten lassen sich einsparen.

Die folgenden Vorteile im Überblick dürfen Sie sich von einer umfassenden Schulungsmanagement-Software versprechen:

1. Umsetzung der DIN EN ISO 9001: Damit Schulungen die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem erfüllen, müssen Unternehmen die DIN EN ISO 9001 erfüllen. Hierbei steht die Optimierung von Prozessen wie etwa notwendige Schulungsmaßnahmen im Fokus. Mit einer Schulungsmanagement-Software können die notwendigen Standards erreicht und langfristig zugesichert werden. Systemische Fehler in der Dokumentation und/oder Kommunikation von wichtigen Informationen können damit nahezu ausgeschlossen werden. Zudem erleichtert sie die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Datenschutzbeauftragten.
2. Qualifikationsmatrix: Mit einem solchen Auswertungs-Tool haben Personaler jederzeit den Überblick über den Schulungsstand ihrer Mitarbeiter und erkennen, ob Schulungsbedarf oder der Bedarf an einer kurzfristigen Teilnahme an einer Fortbildung besteht. Über eine geeignete Software können Mitarbeiter und Teilnehmer gezielt und automatisiert die Leistungen von Angestellten bewerten, die Aktualisierung der Daten erfolgt ebenso automatisiert. Eine Qualifikationsmatrix unterstützt dabei, etwaigen Schulungsbedarf regelmäßig und transparent zu ermitteln und ist daher ein wichtiger Punkt beim Qualitätsmanagement.
3. Automatisierte Prozesse: Über eine Schulungsmanagement-Software können Mitarbeiter den passenden Schulungen, z.B. E-Learning-Kursen, automatisch mit Terminen zugeordnet werden. Zudem werden Dokumente wie Qualifikationsnachweise und Zertifikate für alle Teilnehmer automatisiert erstellt. Diese Art der Dokumentation der Teilnahme und die Flexibilität in der Rollenzuweisung erspart Zeit und Kosten.
4. E-Learning: Um den Bedürfnissen nach zeit- und ortsunabhängigen Schulungsmaßnahmen nachzukommen, kann die Schulungsmanagement-Software mit einer Software für E-Learning verbunden sein. Eine solche E-Learning-Software unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, in den verschiedenen Lernkategorien selbstständig zu lernen, sich Informationen zu holen und Schulungen nach der Teilnahme erfolgreich abzuschließen.
5. Potenzialanalyse: Über die Kompetenzmatrix und die Evaluation können künftige Leistungsträger über Ihre Fähigkeiten frühzeitig identifiziert und durch das Angebot geeigneter Schulungsformate eine Effizienzsteigerung und fachliche Weiterentwicklung erreicht werden. Werden Talente intern aufgebaut, können Personalabteilungen Zeit und Kosten sparen, die andernfalls in externe Bewerbungsverfahren geflossen wären.
6. Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien: In einer Schulungsmanagement-Software werden alle relevanten Daten, Termine und Dokumente zentral gespeichert, was ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. In einer Softwarelösung ist die Dokumentation zu jeder Zeit nachvollziehbar und transparent, so dass eine Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben erreicht werden kann. Deshalb bietet ein solches Schulungsverwaltungstool die besten Voraussetzungen, um datenschutzkonform und mit einer hohen Sicherheit zu arbeiten.

Schulungsmanagement Software im Vergleich

Mit welchen Softwarelösungen lassen sich denn nun die digitalen Fortbildungen am besten und nachhaltig organisieren?

Im Schulungsmanagement-Software-Vergleich schauen wir uns nun vier solcher Schulungsverwaltungs-Tools und deren Funktionen an, damit Sie einen Überblick über Ihre Wahloptionen haben.

1. iSpring Learn

iSpring Learn ist eine cloudbasierte Lernmanagement-Software (LMS), die speziell für die betriebliche Weiterbildung entwickelt wurde. Zu den herausragenden Funktionen gehören:

• Intuitive Benutzeroberfläche: Sowohl für Lernende als auch für Schulungsmanager ist die Plattform einfach zu bedienen, was eine schnelle Implementierung und Nutzung ermöglicht.
• Umfassende Inhaltsunterstützung: Dozenten und Trainer können verschiedene Arten von Schulungsmaterialien hochladen, darunter SCORM-Pakete, Audio- und Videodateien, Word-, Excel- und PDF-Dokumente sowie PowerPoint-Folien. 
• Lernpfade erstellen: Kombinieren Sie Online-Kurse, Tests und andere Schulungsmaterialien zu strukturierten Lernpfaden für einen oder mehrere Termine, um beispielsweise ein zweiwöchiges Programm für neue Mitarbeiter oder ein halbjähriges Training für Vertriebsmanager zu gestalten.
• Benutzer- und Gruppenmanagement: Replizieren Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens innerhalb der Plattform, um Schulungen effizient zuzuweisen, zu verwalten und den Fortschritt zu verfolgen. Sie können Benutzerrollen festlegen, Gruppen für verschiedene Schulungszwecke erstellen und den Zugriff entsprechend steuern.
• Leistungsstarke Berichterstattung: Nutzen Sie detaillierte Berichte und Auswertungen, um den aktuellen Wissensstand und die Fortschritte der Lernenden zu überwachen, die Effektivität von Schulungsmaterialien zu bewerten und die Gesamtleistung Ihres Teams zu analysieren. Berichte können nach Inhalten, Personen oder Bewertungen gefiltert werden.
• Mobile Lernmöglichkeiten: Mit der mobilen App für iOS und Android können Lernende E-Learnings herunterladen und offline absolvieren. Der Fortschritt wird synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht.
• Integration von Webinaren: Planen und führen Sie Webinare direkt über die Plattform durch, dank der Integration mit Diensten wie Zoom. Die Teilnahme und Aktivität der Lernenden werden dabei automatisch erfasst.

Mit diesen Features lässt die Software-Lösung keine Fragen offen und bietet ein optimales Leistungsspektrum für Unternehmen aller Größen. Und wenn es doch einmal Fragen gibt, steht Nutzern ein 24/7-Tech-Support zur Verfügung.

Sie möchten wissen, wie iSpring Learn funktioniert? Dann werfen Sie einen ersten Blick in diese Demo. Oder starten Sie Ihren eigenen Versuch und entdecken Sie die Benutzeroberfläche von iSpring Learn in der kostenlosen 30-tägigen Testversion.

2. TalentLMS

TalentLMS ist eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Schulungsplattform, die Unternehmen jeder Größe bei Mitarbeiterschulungen unterstützt. Zu den wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten zur Anwendung gehören:

• Einfache Kurserstellung: Planung und Erstellung von Schulungen mit Videos, Präsentationen, SCORM-Dateien und interaktiven Inhalten.
• Automatisierung & Anpassung: Möglichkeit der automatischen Kurszuteilung, Zertifizierungen und anpassbare Lernpfade.
• Gamification: Punkte, Abzeichen und Bestenlisten zur Förderung der Lernmotivation.
• Mobile Nutzung: Teilnehmer können über die mobile App jederzeit und überall auf Kurse zugreifen.
• Umfassendes Reporting: Detaillierte Analyse- und Fortschrittsberichte zur Lernkontrolle.
• Integration & API: Verknüpfung mit Drittanbieter-Tools wie Zoom, Salesforce oder Slack.

3. Litmos

Litmos ist eine leistungsstarke, cloudbasierte Lernplattform für Unternehmen, die eine effiziente und skalierbare Mitarbeiterschulung ermöglicht. Zu den Hauptfunktionen gehören:

• Vielfältige Lerninhalte: Zugriff auf eine umfangreiche Bibliothek mit vorgefertigten Kursen zu verschiedenen Themen.
• Einfache Kurserstellung: Möglichkeit, eigene Schulungsmaterialien hochzuladen und interaktive Kurse zu gestalten.
• Automatisierung & Lernpfade: Automatische Zuweisung von Kursen, Zertifizierungen und Lernfortschrittskontrollen.
• Mobile & Offline-Nutzung: Schulungen können über die mobile App auch offline absolviert werden.
• Gamification & Engagement: Punkte, Abzeichen und Bestenlisten zur Motivation der Lernenden.
• Integrierte Berichte & Analysen: Detaillierte Echtzeit-Berichte zur Leistungsbewertung und Nachverfolgung.
• Nahtlose Integrationen: Anbindung an Tools wie Microsoft Teams, Salesforce oder Zoom.

4. Personio

Personio ist eine umfassende HR-Software, die unter anderem Schulungsmanagement für Unternehmen integriert. Die wichtigsten Funktionen sind:

• Zentrale Verwaltung von Schulungen: Alle Trainings, Weiterbildungen und Qualifikationen der Mitarbeitenden lassen sich an einem Ort organisieren.
• Automatische Erinnerungen: Fristen für Schulungen und Zertifizierungen werden automatisch überwacht, und Mitarbeiter erhalten rechtzeitig Benachrichtigungen.
• Einfache Kurszuweisung: Möglichkeit, Schulungen gezielt einzelnen Mitarbeitern oder Teams zuzuordnen.
• Mitarbeiterentwicklung & Qualifikationen: Kompetenzen und Weiterbildungsfortschritte werden erfasst und übersichtlich dargestellt.
• Self-Service für Mitarbeiter: Angestellte können Schulungen einsehen, sich anmelden und ihren Fortschritt eigenständig nachverfolgen.
• Berichte & Analysen: Detaillierte Einblicke in Fortschritte von Schulungen und Qualifikationen unterstützen strategische Personalentwicklung.
• Nahtlose HR-Integration: Verbindung mit anderen HR-Prozessen wie Onboarding oder Leistungsmanagement.

Fazit

Mit einer Schulungsmanagement-Software haben Sie die Talente Ihrer Organisation, den aktuellen Wissensstand und deren Qualifikation immer im Blick und können die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter gezielt stärken.

On top: Sie können durch die Automatisierung jederzeit die Einhaltung der gesetzlich vorgegebenen Pflichtschulungen gewährleisten. Wenn Sie wie unsere bereits überzeugten Kunden selbst herausfinden möchten, wie Sie eine solche Schulungsverwaltungssoftware für Ihre Ziele und Bedürfnisse einsetzen können, lernen Sie iSpring Learn in einer Demo kennen. Dafür steht Ihnen eine kostenlose 30-tägige Testversion unserer Schulungsmanagement-Software zur Verfügung, starten Sie gleich und entdecken Sie alle Vorteile für sich, Ihr Personal und alle anstehenden Schulungen.