Onboarding Phasen als Erfolgsfaktor für Unternehmen

Die Onboarding Prozess Phasen sind ein integraler Bestandteil jeder effektiven Einarbeitung und damit maßgeblich verantwortlich für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens.

Der gesamte Onboarding Prozess besteht aus mehreren Phasen: Preboarding, Orientierung und Integration. Diese drei Phasen entscheiden darüber, ob ein neuer Mitarbeiter noch während der Probezeit kündigt oder einem Unternehmen langfristig erhalten bleibt.

Wir gehen im Folgenden im Detail auf das 3 Phasen Modell des Onboarding ein, die Herausforderungen während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und wie ein effektives Onboarding HR Instrument den gesamten Prozess optimieren kann.

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Das 3 Phasen Modell des Onboarding

Das Onboarding neuer Mitarbeiter geht weit über das Aushändigen von Unterlagen und das Einrichten des Schreibtisches am ersten Tag hinaus. Um eine langfristige Mitarbeiterbindung zu erzielen, muss jedem neuen Arbeitnehmer ein strukturierter Einarbeitungsprozess geboten werden.

Für eine erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter müssen die 3 Onboarding Phasen und Elemente – Preboarding, Orientierung und Integration – von einem Unternehmen gut durchdacht und präzise umgesetzt werden.

Zunächst stellen wir hier das 3-Phasen-Modell des Onboarding ausführlich dar, um eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, wie die Phasen im Onboarding und die Vorbereitung gestaltet werden können.

Phase 1: Preboarding

Das Preboarding beginnt noch vor dem ersten Arbeitstag, nämlich mit dem Unterschreiben der Vertragspapiere und ist entscheidend für einen guten ersten Eindruck des Arbeitgebers.

In dieser Onboarding Phase stehen die Vorbereitung und die Begrüßung des Onboardee im Mittelpunkt. Eine gut durchdachte Preboarding Phase sollte die folgende Checkliste abarbeiten:

1. Willkommens E-Mail

Unmittelbar nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sollte der neue Mitarbeiter eine offizielle Willkommens-E-Mail von seinem Arbeitgeber mit allen wichtigen Informationen erhalten. Darin sollten z. B. der Arbeitsbeginn am ersten Arbeitstag, der genaue Standort des Unternehmens sowie Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen enthalten sein.

2. Zugang zu Ressourcen

Darüber hinaus sollte dem neuen Kollegen frühzeitig Zugang zu allen relevanten Ressourcen verschafft werden. Dazu gehören beispielsweise die Einrichtung einer firmeneigenen E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter, der Zugang zu internen Unternehmensrichtlinien oder relevanten Schulungsmaterialien.

3. Arbeitsablauf erläutern

Um Verwirrung und Fehler während des Onboarding Prozess zu minimieren, ist eine detaillierte Erläuterung der Arbeitsabläufe unerlässlich. Dabei geht es in der Regel um Informationen zur Aufgabenverteilung und -bearbeitung. Eine transparente Darstellung der Abläufe hilft dem neuen Mitarbeiter, sich auf seine Aufgaben im Gesamtkontext vorzubereiten.

4. Mentor zuteilen

Abschließend ist die Zuweisung eines Mentors für den Onboarding Prozess von entscheidender Bedeutung. Dieser erfahrene Kollege kann dem neuen Mitarbeiter wertvolle Tipps geben sowie bei allen Fragen und Anliegen weiterhelfen, um so eine schnelle Integration in das Unternehmen zu fördern.

Phase 2: Orientierung

Die Orientierungsphase des Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag und kann sich über einige Wochen bis Monate hin erstrecken. Das Ziel dieser Phase ist es, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und in die Unternehmenskultur und -abläufe effektiv einzuarbeiten.

Für eine umfassende Orientierungsphase kann die folgende Checkliste hilfreich sein:

1. Einführung am Arbeitsplatz

Am ersten Arbeitstag sollte der Onboardee zunächst eine Einführung an seinem neuen Arbeitsplatz erhalten. Hierzu gehört neben einer Führung durch das Büro auch eine ausführliche Einweisung in den Arbeitsplatz.

Auch die Unternehmenskultur sowie die Mission und Geschichte des Unternehmens sollten während des Onboarding am ersten Tag ausführlich besprochen werden. Außerdem sollte der neue Kollege mit den verschiedenen Abteilungen und Arbeitsbereichen vertraut gemacht werden.

2. Teamvorstellung

Die Teamvorstellung ist ein wichtiger Schritt im Onboarding Prozess. In dieser Phase lernt der neue Mitarbeiter seine zukünftigen Kollegen persönlich kennen. Gleichzeitig erhält er Informationen darüber, an welches Personal er sich bei Fragen oder Problemen wenden kann.

Dies unterstützt wiederum den Informationsaustausch und das Talentmanagement innerhalb des Teams schon während der Probezeit. Ein Talent, das sich von Anfang an wohl fühlt, kann sich positiv auf den gesamten Unternehmenserfolg auswirken.

3. Verantwortungen

In dieser Phase des Onboarding geht es darum, dem neuen Mitarbeiter seine spezifischen Aufgaben und Verantwortungen zu erläutern. Dies kann z. B. die erwartete Leistung oder die Key Performance Indicators (KPIs) betreffen.

Vor allem muss dem neuen Kollegen verständlich gemacht werden, wie seine individuelle Arbeit zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Dies schafft bereits während des Onboardings Klarheit für den neuen Mitarbeiter, was wiederum die Motivation und das Engagement steigern kann.

4. Erfahrung sammeln

Der Mitarbeiter wird ermutigt, während der Orientierungsphase erste praktische Erfahrungen zu sammeln. Dies kann durch die aktive Teilnahme an Aufgaben geschehen, die Gelegenheit bieten, die erhaltenen Informationen umzusetzen und zu vertiefen.

Schulungsmaterialien können zusätzlich eingesetzt werden, um den neuen Mitarbeiter während des Onboarding Prozess bei der Entwicklung seiner Fähigkeiten zu unterstützen. Diese praktischen Erfahrungen helfen es dem Onboardee, sich schneller einzugewöhnen.

Phase 3: Integration

Nach einem erfolgreichen Preboarding und einer Orientierung dient die Integrationsphase dazu, den neuen Mitarbeiter vollständig in die täglichen Arbeitsabläufe einzubinden. In dieser Taking-on-board-Phase stehen die Übernahme von Verantwortungen und der Kenntniszuwachs des Onboardee im Vordergrund.

1. Teambuilding

Teambuilding-Maßnahmen sind ein wichtiger Bestandteil der Integrationsphase im Onboarding Prozess. Im Mittelpunkt stehen Aktivitäten, die die Zusammenarbeit, die Kommunikation und das Vertrauen zwischen den Kollegen stärken.

Dies trägt dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich der neue Mitarbeiter wohl fühlt und alle Kollegen effizient zusammenarbeiten können. Teambuilding kann verschiedene Formen annehmen, von Workshops und Betriebsausflügen bis hin zu informellen Aktivitäten wie Mittagessen.

2. Weiterbildungsmaßnahmen

In dieser Phase des Onboardings geht es darum, das Wissen und die Kenntnisse des neuen Mitarbeiters zu vertiefen und zu erweitern. Die Weiterbildungsmaßnahmen des Unternehmens können vielfältig sein und von E-Learning-Kursen über Seminare bis hin zu Fortbildungsreisen reichen.

Das Angebot von vielfältigen Onboarding Maßnahmen signalisiert dem neuen Mitarbeiter die Wertschätzung des Unternehmens für seine Fähigkeiten. Dadurch wird nicht nur die Qualifikation des neuen Mitarbeiters gestärkt, sondern auch die Mitarbeiterbindung.

Durch den frühzeitigen Zugang zu relevantem Wissen kann langfristig die Fluktuation reduziert, die Produktivität gesteigert und die Motivation der Kollegen hochgehalten werden.

3. Feedback

Während der Probezeit ist es wichtig, dem neuen Mitarbeiter regelmäßig konstruktives Feedback zu geben, um seine Fortschritte während der einzelnen Onboarding Phasen genau verfolgen zu können.

Dieses Feedback kann in Form von Gesprächen mit den Vorgesetzten oder durch Leistungsbeurteilungen erfolgen. Das Feedback sollte dem neuen Mitarbeiter helfen, seine Stärken und Schwächen klar zu erkennen. Kontinuierliches Feedback kann helfen, Fehler zu vermeiden und Wissenslücken frühzeitig zu schließen.

Durch die sorgfältige Planung und Umsetzung dieser 3 Phasen können Unternehmen nicht nur die Effizienz und Motivation ihrer neuen Mitarbeiter steigern, sondern auch eine langfristige Mitarbeiterbindung erreichen.

Herausforderungen der Onboarding Prozess Phasen

Nachdem wir uns nun im Detail mit dem 3 Phasen Model des Onboarding beschäftigt haben, betrachten wir als Nächstes die grundlegenden Herausforderungen, die ein Arbeitgeber bei einer erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter bewältigen muss.

1. Komplexität

Neue Mitarbeiter stehen häufig vor der Herausforderung, schon ab dem ersten Tag eine Fülle von komplexen Informationen zu verarbeiten. Dies kann häufig überwältigend sein und den neuen Kollegen schnell überfordern und frustrieren.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass dem Mitarbeiter alle relevanten Informationen übersichtlich und leicht verständlich präsentiert werden.

2. Personalisierung

Jeder Mitarbeiter besitzt unterschiedliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Lernmethoden. Ein Unternehmen muss in der Lage sein, den Onboarding Prozess individuell zu gestalten, und auf die Bedürfnisse des Onboardee zuzuschneiden.

Während ein Mitarbeiter beispielsweise schnell mit interaktiven Kursen lernt, bevorzugt ein anderer möglicherweise Videos oder Dialogsimulationen.

3. Zeit und Kosten

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann für Unternehmen eine große zeitliche und finanzielle Herausforderung darstellen. Die Entwicklung und Aktualisierung von Schulungsmaterialien und die Organisation der Weiterbildungsmaßnahmen sind sehr zeit- und kostenaufwändig.

Verzögerungen der Eingewöhnung können sich negativ auf die Arbeitsleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Deshalb müssen Unternehmen den Zeit- und Kostenaufwand der Phasen des Onboarding optimieren und gleichzeitig die Qualität der Einarbeitung gewährleisten.

4. Lernerfolge

Für einen erfolgreichen Onboarding Prozess ist die Überwachung des Lernerfolgs unerlässlich. Dies erfordert die Möglichkeit, Kompetenzzuwachs zu messen und Rückmeldungen der neuen Fachkräfte zu sammeln.

Daher sind detaillierte Analyse- und Feedback-Mechanismen erforderlich, um die Onboarding Maßnahmen kontinuierlich zu überwachen und gegebenenfalls zu verbessern.

Diese Herausforderungen können jedoch mit umfassenden HR-Instrumenten und -Strategien erfolgreich bewältigt werden. Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie das Onboarding mit den richtigen Instrumenten gemeistert werden kann.

Effektive Onboarding HR Instrumente

Onboarding HR Instrumente eignen sich bestens, um den Einarbeitungsprozess reibungslos und erfolgreich zu gestalten.

Dabei sollte das geeignete Instrument die 5C’s des Onboarding (Compliance, Clarification, Culture, Connection und Checkback) unterstützen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter effektiv eingearbeitet werden.

• Compliance (Einhaltung): Dies bezieht sich auf die formelle Einweisung neuer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie interne Unternehmensrichtlinien und externe gesetzliche Vorschriften verstehen und einhalten.

HR-Tools sollten eine einfache Verwaltung der Compliance-Anforderungen ermöglichen, indem die Schulungsinhalte stets auf dem neuesten Stand gehalten und die gesetzlichen Vorschriften berücksichtigt werden.

• Clarification (Klärung): Während des Onboarding müssen die Aufgaben, Verantwortungen und Erwartungen sowohl von Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeber-Seite kommuniziert werden.

Die Schulungsmaterialien müssen für den neuen Mitarbeiter klar und deutlich strukturiert sein, um alle Aufgaben und Ziele genau zu verstehen und so Missverständnisse zu vermeiden.

• Culture (Unternehmenskultur): Dieser Schritt umfasst das Vermitteln der Unternehmenskultur und -werte, damit sich ein neuer Mitarbeiter schnell einfügen und mit dem Unternehmen identifizieren kann.

Durch die einfache Integration von Unternehmenswerten in Weiterbildungsinhalte können HR-Tools Unternehmen dabei unterstützen, neue Mitarbeiter an ihre Werte heranzuführen.

• Connection (Verbindung): Für den neuen Kollegen ist es äußerst wichtig, Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Nur durch den Aufbau von nachhaltigen Netzwerken wird der neue Mitarbeiter sich schnell integriert fühlen.

Durch die Schaffung von Online Communitys oder Plattformen können neue Mitarbeiter sich mithilfe von HR Instrumenten leichter mit ihren Kollegen oder Vorgesetzten vernetzen.

• Checkback (Rückmeldung): Dabei geht es um kontinuierliche Rückmeldung und Bewertung des Onboarding Prozesses, um die gesteckten Ziele zu erreichen und möglicherweise Verbesserungen vorzunehmen.

Mit integrierten Mechanismen für die Überwachung des Leistungsfortschritts des Onboardee und das Sammeln von Feedback ermöglichen effektive Onboarding Instrumente eine schnelle Anpassung des Onboarding Prozesses.

Vorteile von Onboarding Tools

Um das Onboarding neuer Mitarbeiter erfolgreich umzusetzen, bietet iSpring Suite eine umfassende Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Compliance, Klärung, Unternehmenskultur, Verbindung und Feedback in ihre Onboarding-Prozesse zu integrieren.

Darüber hinaus adressiert iSpring Suite gezielt die Herausforderungen, die während des Onboarding Prozesses auftreten können, und bietet unter anderem folgende Funktionen als Lösung an:

• Interaktive Kurse erleichtern die Vermittlung komplexer Aufgaben und Informationen und bieten neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, das Lernen auf ansprechende Weise zu gestalten.

Für die Erstellung interaktiver Kurse für einen Onboardee gibt es beispielsweise die Möglichkeit, Dialogsimulationen, Quizfragen oder Drag-and-Drop Übungen in Kurse zu integrieren.

• Anpassbare Schulungsmaterialien ermöglichen die Berücksichtigung unterschiedlicher Lernpräferenzen und -geschwindigkeiten, um Onboardees nicht zu überfordern.

Die umfangreiche Inhaltsbibliothek mit mehr als 89.000 Kursvorlagen, Hintergründen und Schaltflächen ermöglicht eine kinderleichte Anpassung der Schulungsmaterialien an die individuellen Gegebenheiten eines neuen Mitarbeiters.

• Integration in bestehende Systeme minimiert nicht nur den administrativen Aufwand der Onboarding Maßnahmen, sondern kann auch den Zeit- und Kostenaufwand des Onboarding Prozesses erheblich reduzieren.

iSpring Suite lässt sich dank der Unterstützung von SCROM und xAPI nahtlos in verschiedene Learning Management Systeme (LMS) integrieren, um den Onboarding Prozess zu optimieren.

• Leistungsverfolgung innerhalb eines Onboarding Tools erlaubt die Messung des Lernerfolgs und die Identifizierung von Schwachstellen. Auf Grundlage von Analysedaten können Unternehmen außerdem ihren Onboarding Prozess kontinuierlich verbessern.

Mit der Interaktive Beurteilung in iSpring Suite können Tests mit verschiedenen Fragevorlagen und flexibler Punktevergabe erstellt werden. Darüber hinaus lassen sich Verzweigungen basierend auf den Antworten der Lernenden nutzen, um individuelle Lernpfade zu erstellen.

iSpring Suite stellt mit seinen Funktionen eine leistungsstarke Lösung zur Optimierung des Onboarding Prozesses für Unternehmen dar. Die vielseitigen Funktionen erlauben eine bedürfnisorientierte Schulung neuer Mitarbeiter und sparen gleichzeitig Zeit und Kosten.

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Darüber hinaus bietet iSpring Suite eine nahtlose Integration mit iSpring Learn, einem leistungsstarken Learn Management System, das es Unternehmen ermöglicht, Kurse und Schulungsmaterialien im Rahmen des Onboarding Prozesses effektiv bereitzustellen und zu verfolgen.

Schulungen können dem jeweiligen Onboardee zugeteilt werden, Fristen lassen sich ganz einfach legen und Fortschritte können in Echtzeit verfolgt werden.

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Fazit

Das 3 Phasen Modell ist ein bewährtes Onboarding Konzept, um neue Mitarbeiter erfolgreich in ein Unternehmen einzuarbeiten.

Ein erfolgreiches Onboarding beginnt noch vor dem ersten Arbeitstag mit dem Preboarding. Die anschließende Phase der Orientierung erstreckt sich über mehrere Wochen und soll den neuen Mitarbeiter in seine Aufgaben, das Team und die Unternehmenskultur einführen.

Durch die abschließende Phase der Integration wird der neue Mitarbeiter schließlich vollständig in die täglichen Arbeitsabläufe integriert und durch Weiterbildungsmaßnahmen auf den nötigen Kenntnisstand gebracht.

Mit einer sorgfältigen Planung und Umsetzung dieser Phasen sowie unter der Verwendung einer effektiven Onboarding HR Software wie iSpring Suite lassen sich der umfangreiche Onboarding Prozess und dessen Anforderungen erfolgreich meistern.

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FAQs

Was gehört alles zum Onboarding Prozess?

Ein erfolgreicher Onboarding Prozess besteht aus Preboarding, Orientierung und Integration.

Die Preboarding Phase umfasst die Vorbereitung, die Orientierung dient zum Kennenlernen des Unternehmens und der Aufgaben und die Integrationsphase zielt darauf ab, den neuen Mitarbeiter vollständig in die Arbeitsabläufe einzubinden.

Neben regelmäßigem Feedback zur Verbesserung oder Anpassung des Onboarding ist auch der Einsatz von Onboarding-Software zur Steigerung der Effizienz sinnvoll.

Wie lange dauert die Onboarding Phase?

Die Onboarding Phase variiert je nach Unternehmen beziehungsweise der zu besetzenden Position. In der Regel erstreckt sich der Onboarding Prozess über mehrere Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Dabei kann die Dauer der Onboarding Prozess Phasen von verschiedenen Faktoren abhängen:

• Zu besetzende Position
• Komplexität der Aufgabenstellung
• Kenntnisstand des neuen Mitarbeiters
• Onboarding Methoden