Onboarding Bedeutung – Der Einfluss auf die Produktivität

Das Onboarding neuer Mitarbeiter stellt für Arbeitgeber vor zentrale Herausforderungen, eröffnet aber auch Chancen für die Umsetzung moderner Personalstrategien. Dabei geht die Onboarding-Bedeutung weit über den ersten Arbeitstag oder die bloße Einführung in den Arbeitsplatz hinaus. Deshalb nimmt dieser Prozess in Unternehmen weltweit eine wichtige Rolle ein – was auch erklärt, warum der Begriff Onboarding auf Deutsch und Englisch gleichermaßen gängig ist.

Doch was ist Onboarding bzw. wie lautet die genaue Onboarding-Definition? Eine Antwort auf diese Frage sowie einen detaillierten Einblick in die verschiedenen Facetten und Aufgaben des Onboardings geben wir Ihnen in diesem Artikel. Wir wollen außerdem betrachten, wie ein gut durchdachtes Onboarding-Programm nicht nur die Integration neuer Mitarbeiter beschleunigt, sondern auch deren Zufriedenheit und Loyalität steigert.

Wir untersuchen zudem, welche Ziele mit Onboarding erreicht werden sollen und wie innovative Tools wie iSpring Learn diesen Prozess effizienter und attraktiver gestalten können.

iSpring Learn LMS

Optimieren Sie Onboarding-Prozesse mit einem multifunktionalen und robusten LMS.

Gratis Testversion Mehr erfahren→

Was ist Onboarding – Erläuterung und Übersicht

Viele fragen sich zunächst „Was heißt Onboarding auf Deutsch?“. Als Onboarding-Übersetzung könnte man von „Einführung“ oder „Einarbeitung“ sprechen. Man könnte Onboarding auf Deutsch synonym auch als „an Bord nehmen“ umschreiben, doch eine Übersetzung trifft den Kern des Onboardings nicht optimal, weshalb auch im deutschsprachigen Raum häufig von „Onboarding“ gesprochen wird. Zudem ist so auch den internationalen Mitarbeitern direkt klar, was gemeint ist.

Onboarding umfasst nicht nur einen längeren Zeitraum als die Einführung am ersten Arbeitstag, sondern geht auch inhaltlich weit über das erste Kennenlernen von Kollegen, Vorgesetzten und den künftigen Aufgaben der neuen Mitarbeitenden hinaus. Es kann sich um eine Begleitung über Wochen und Monate handeln, bei der eine umfangreiche Checkliste abgearbeitet wird.

Welche Ziele das Onboarding verfolgt, ist individuell. Grundsätzlich soll dem Mitarbeiter das Zurechtfinden erleichtert und die Einarbeitung koordiniert werden. Dabei soll die Unternehmenskultur vermittelt und die Integration ins Kollegium unterstützt werden. Langfristig kann das sowohl die Produktivität steigern als auch die Mitarbeiterbindung erhöhen und somit die Fluktuation im Unternehmen reduzieren.

Die einzelnen Phasen sind wie folgt strukturiert:

• Vorbereitung: Vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters, einschließlich der Bereitstellung notwendiger Informationen und des Arbeitsvertrags. Zusätzlich erfolgt eine Planung der Begrüßung und eine erste Einführung in die Unternehmenskultur, um den neuen Kollegen willkommen zu heißen.
• Orientierung: Die ersten Arbeitstage und Wochen, die oft der organisatorischen Orientierung dienen. In dieser Phase erhalten die neuen Mitarbeiter eine detaillierte Übersicht über die beteiligten Abteilungen und ihre jeweiligen Aufgaben im Unternehmen.
• Training und Entwicklung: Gezielte Schulungen und Onboarding-Aufgaben, die darauf abzielen, die fachlichen Kompetenzen der neuen Mitarbeiter zu stärken. Diese Phase umfasst auch die Bereitstellung aller erforderlichen Ressourcen, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient erledigen können.
• Integration: Maßnahmen, die helfen, den neuen Mitarbeiter in seine Aufgaben und das Team zu integrieren. Hierbei wird auch Wert darauf gelegt, dass die neuen Kollegen sich mit den Normen des Unternehmens vertraut machen.
• Bewertung und Feedback: Regelmäßige Rückmeldungen und Bewertungen der einzelnen Phasen, um den Fortschritt und die Wirkung des Onboarding zu überwachen. Diese dienen auch dazu, eventuelle Missverständnisse oder Hindernisse frühzeitig zu erkennen.

Durch diesen strukturierten Ansatz können sich neue Mitarbeiter besser in ihren neuen Arbeitsplatz einfügen und somit schneller einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.

Die Onboarding Prozess Bedeutung

Sie haben jetzt verstanden, was man überhaupt unter Onboarding versteht. Doch wie wichtig ist ein erfolgreicher Onboarding Prozess wirklich und wie stark wirkt er sich auf den Unternehmenserfolg und neue Mitarbeiter eigentlich aus?

Wenn neue Mitarbeiter bereits im Vorfeld wissen, was sie an ihrem ersten Arbeitstag erwartet und sie einen strukturierten, durchdachten Onboarding Prozess durchlaufen werden, nimmt ihnen das die Sorge und Nervosität. Stattdessen wird die Motivation und somit auch die langfristige Leistung gesteigert. Die Bindung zum Unternehmen beginnt dadurch schon vor dem ersten Arbeitstag in der Organisation.

Die Teamintegration wird gestärkt, wenn Mitarbeiter nicht „ins kalte Wasser geschubst“ werden, sondern beteiligte Kollegen sie ganz bewusst mit an Bord nehmen und das Kennenlernen nicht zu kurz kommt. Auch die strukturierte Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und die Erläuterung der Abläufe werden dabei helfen, sich schneller und besser im Unternehmen einzufinden.

Zudem wird die Außenwirkung des Unternehmens im Umfeld Ihrer neuen Mitarbeiter positiv beeinflusst, denn auch Freunde und Familie werden die Abläufe und deren Vorteile positiv wahrnehmen und ein wohlwollendes Bild von ihrer Marke entwickeln.

Die Phase vor dem eigentlichen Onboarding und ihre Wirkung

Genaugenommen beginnt eine gute Betreuung nicht erst mit dem Start am ersten Arbeitstag, sondern bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Diese Phase zwischen Einstellung und erstem Arbeitstag wird als Preboarding-Phase bezeichnet. Sie gibt nicht nur dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin ein gutes Gefühl, sondern auch Vorgesetzten mehr Sicherheit, dass eingestellte Personen auch wirklich mit der Aufnahme ihrer Arbeit beginnen. Denn immer wieder müssen Arbeitnehmer feststellen, dass rund 10 % der neuen Mitarbeiter nach der Vertragsunterzeichnung doch noch abspringen und die Aufgaben liegenbleiben, bis ein Ersatz für diesen Arbeitsbereich gefunden wird.

Deshalb ist es sinnvoll, schon frühzeitig mit Maßnahmen zur Integration in die Organisation zu beginnen. Die folgende Checkliste enthält Beispiele, welche Schritte zum Kennenlernen, bevor der Mitarbeiter mit der Aufnahme seiner Arbeit beginnt, denkbar sind:

• Dankschreiben, dass der Bewerber sich für Ihre Organisation entschlossen hat.
• Begrüßung mit allen wichtigen Rahmendaten zum ersten Arbeitstag, z.B. Beginn der Arbeitszeit.
• Überblick über die direkten Vorgesetzten und Ansprechpartner.
• Praktische Informationen, z.B. wie der neue Mitarbeiter am besten anreist, welche Parkmöglichkeiten es gibt und bei wo er sich am ersten Tag melden soll.
• Ggf. eine Checkliste, was am ersten Arbeitstag für Termine und erste Aufgaben anstehen.
• Eventuell Zugangsdaten zur Onboarding-Software, sollte der Mitarbeiter sich bereits im Vorfeld umsehen wollen.

Wichtig ist die Freiwilligkeit aller Angebote vor dem eigentlichen Start zu betonen, um nicht den Eindruck einer unangemessenen Anspruchshaltung zu erwecken, sondern im Gegenteil hervorzuheben, dass es sich um Abläufe handelt, die dem Mitarbeiter erleichtern sollen, sich an seinem neuen Arbeitsplatz gut zurechtzufinden.

Nachdem Sie jetzt mit dem Begriff Onboarding vertraut sind seine Relevanz kennen, wollen wir anschließend genauer auf die Ziele und was Unternehmen mit einem gelungenen Onboarding-Prozess erreichen können eingehen.

Welche Ziele das Onboarding verfolgt und was Unternehmen erreichen können

Das übergeordnete Ziel von Onboarding ist es, neuen Mitarbeitern einen reibungslosen und effektiven Einstieg in das Unternehmen zu ermöglichen. Dies trägt dazu bei, dass sie sich schneller zurechtfinden, produktiver arbeiten und ein integraler Bestandteil des Teams werden.

Ein gut durchdachtes Onboarding hat jedoch noch weitere spezifische Ziele, die je nach Unternehmen variieren können und verschiedene Vorteile bieten:

• Gesteigerte Produktivität: Durch Onboarding werden neue Mitarbeiter schneller arbeitsfähig, wodurch die Zeit bis zum vollen Beitrag zum Unternehmenserfolg minimiert wird.
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Ein unterstützendes Onboarding-Programm vermittelt neuen Mitarbeitern ab dem ersten Arbeitstag ein Gefühl der Wertschätzung.
• Reduzierung von Fehlern: Eine klare Kommunikation und eine gründliche Einarbeitung während des Onboardings helfen, Fehler oder Missverständnisse am Arbeitsplatz frühzeitig zu beheben.
• Verbesserte Mitarbeiterbindung: Ein effektives Onboarding zeigt, dass das Unternehmen in die Entwicklung seiner neuen Mitarbeiter investiert. Dies fördert die Loyalität und senkt die Fluktuationsrate und somit auch die Kosten für das Recruiting.
• Stärkung der Unternehmenskultur: Onboarding ist eine optimale Gelegenheit, die Werte und Normen eines Unternehmens zu vermitteln. So kann sichergestellt werden, dass diese von neuen Mitarbeitern verstanden und verinnerlicht werden.
• Feedback und Weiterentwicklung: Regelmäßige Evaluationen und Anpassungen des Onboarding-Prozesses helfen, die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter zu erkennen und die Eingliederung kontinuierlich zu verbessern.
• Verbesserung der Kommunikation: Effektive Onboarding-Prozesse stellen sicher, dass neue Mitarbeiter alle notwendigen Informationen erhalten, um erfolgreich kommunizieren und zusammenarbeiten zu können.
• Förderung der Netzwerkbildung: Onboarding schafft Gelegenheiten, wichtige Beziehungen im Unternehmen zu knüpfen, die für die berufliche und persönliche Entwicklung entscheidend sind.

Durch das Erreichen dieser Ziele trägt ein effektives Onboarding-Programm dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter wertgeschätzt und unterstützt fühlen. Gleichzeitig können Unternehmen von einer schnelleren Einarbeitung und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit profitieren.

Den Onboarding HR Prozess mit iSpring Learn optimieren

Traditionelle Onboarding-Prozesse sind oft zeitaufwändig und können für neue Mitarbeiter monoton und wenig inspirierend sein.

Unternehmen, die sich auf herkömmliche Maßnahmen verlassen, finden sich oft in einem Labyrinth aus unkoordinierten Schulungen und Papierkram wieder. Dies führt nicht nur zu Ineffizienz, sondern hinterlässt auch einen schlechten ersten Eindruck und wirkt sich dadurch negativ auf die Motivation neuer Mitarbeiter aus.

Hier bietet iSpring Learn eine wertvolle Lösung für Unternehmen jeder Größe. Die Plattform ermöglicht es, den Onboarding-Prozess zu standardisieren und gleichzeitig individuell anzupassen. Dadurch lässt sich das Onboarding effizienter, konsistenter und für den neuen Kollegen wesentlich attraktiver gestalten.

Schon die Benutzeroberfläche ist so intuitiv bedienbar, dass Anwender sich in der Regel schnell zurechtfinden. Das ist insbesondere beim Onboarding sinnvoll, schließlich müssen neue Mitarbeiter gerade jetzt mehr als genug lernen – wenn auch noch die Onboarding-Plattform selbst umständlich wäre, wäre das kontraproduktiv. Die individuelle Anpassung des Designs und der angezeigten Rubriken rundet dieses Bild ab.

Diese Onboarding-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die speziell auf den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter ausgerichtet sind. Diese erleichtern die schnelle Integration und Schulung der Kollegen und sorgen für eine nahtlose Eingliederung ab dem ersten Tag der Mitarbeitenden in der Organisation.

Hier ist eine Checkliste der wichtigsten Funktionen einer Onboarding-Software, die iSpring Learn in nur einem Tool vereint:

1. Automatisierte Lernpfade

Mit iSpring Learn können Arbeitgeber automatisierte Lernpfade erstellen, die neue Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die erforderlichen Onboarding-Phasen führen. So wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Sie können verschiedene Kategorien von Lernenden erstellen, was das Anlegen gemeinsamer Inhalte, aber auch getrennter Lernwege ermöglicht. Die Anmeldung zu Kursen und die Erstellung von Zertifikaten können ebenfalls automatisiert werden.

Durch die enthaltenen Blended-Learning-Möglichkeiten können die Phasen aus verschiedensten Lernformaten bestehen, zum Beispiel Videokurse und On-the-job-Training.

2. Interaktive E-Learning-Kurse

Die Plattform ermöglicht die Erstellung interaktiver E-Learning-Kurse, die visuell ansprechend und benutzerfreundlich sind. Diese Kurse können Videos, Quizze und Simulationen enthalten, die das Lernen interessanter und effektiver machen.

3. Bewertung und Feedback

iSpring Learn bietet umfassende Möglichkeiten zur Bewertung des Lernfortschritts. Online-Tests und Feedback-Tools helfen, den Wissensstand der Mitarbeiter zu überprüfen und konstruktives Feedback zu geben. Die Leistungsbeurteilung wird so zum Kinderspiel.

4. Mobiler Zugang und Offline-Funktion

Die Plattform ist vollständig mobil zugänglich, so dass neue Mitarbeiter jederzeit und überall lernen können. Dies ist besonders nützlich für Kollegen, die remote arbeiten oder einen flexiblen Arbeitsbeginn bevorzugen.

Auch ohne mobiles Internet ist es dank der Offline-Funktion kein Problem, unterwegs zu lernen.

5. Berichte und Analysen

iSpring Learn liefert detaillierte Berichte und Analysen über den Lernfortschritt der Mitarbeiter. Diese Daten helfen, den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass alle neuen Mitarbeiter die nötige Unterstützung erhalten.

Die Berichte lassen sich individuell programmieren.

6. Intelligente Schulungsverwaltung

Supervisor Dashboards ermöglichen es Abteilungsleitern, den Fortschritt ihrer Teams aktiv zu überwachen und zu verwalten. Dies erlaubt eine einfache Übersicht und Zuteilung von Inhalten an die Mitarbeiter.

Durch die Nutzung dieser Funktionen kann iSpring Learn den Onboarding-Prozess nicht nur effizienter, sondern auch engagierter und interaktiver gestalten. Neue Mitarbeiter fühlen sich besser unterstützt und sind schneller bereit, einen effektiven Beitrag zu leisten.

Steigern Sie die Produktivität und Zufriedenheit neuer Mitarbeiter durch ein verbessertes Onboarding mit iSpring Learn. Entdecken Sie in einer Live-Demo, wie eine interaktive und engagierte Einarbeitung aussehen kann. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.

7. Effizient in internationalen Teams arbeiten

iSpring Learn ist in zahlreichen Sprachen nutzbar, die Sie einfach umstellen können. Das ist vor allem dann optimal, wenn in Ihrem Unternehmen Kollegen und Kolleginnen aus aller Welt zusammenarbeiten. Auch die Integration von neuen Mitarbeitenden wird so nicht mehr an eventuellen Sprachbarrieren scheitern.

Sogar, wenn Ihre Mitarbeiter auch physisch auf der ganzen Welt verteilt arbeiten, lassen sich Ihre Abläufe mit Remote Onboarding effizient organisieren und die soziale Integration in die jeweilige Rolle und die Arbeitsabläufe des Unternehmens für alle Beteiligten erfolgsversprechend gestalten.

Die Kommentar- und Chat-Funktion ergänzt diese Möglichkeiten. So kann die Kommunikation gebündelt und zielgerichtet an einem Ort stattfinden. Vor allem Fragen zu den Onboarding-Prozessen können so schneller und gezielter beantwortet werden und das ganze Team kann davon profitieren.

8. Individualisierungsmöglichkeiten für Administratoren

Als Administrator haben Sie weitere Möglichkeiten, die Plattform nach Ihren Bedürfnissen einzurichten. Sie können beispielsweise Berichtsvorlagen erstellen, automatische Berichte erhalten, die Benutzeroberfläche anpassen, die Katalog-Funktion nutzen und vieles mehr. Ihre administrativen Aufgaben werden dadurch weitaus effizienter zu bewerkstelligen sein und weniger Zeitaufwand als zuvor verursachen.

9. Engagierter 24/7-Support

Wie bereits erwähnt, ist iSpring Learn intuitiv bedienbar, sodass die Integration in Ihre Betriebsabläufe aller Wahrscheinlichkeit reibungslos gelingen wird. Doch es lässt sich nie ganz ausschließen, dass Fragen oder Probleme auftreten.

Um Ihnen in diesem Fall ein möglichst schnelles Weiterarbeiten ohne lange Unterbrechung Ihrer Prozesse zu ermöglichen, steht Ihnen rund um die Uhr ein Mitarbeiter der iSpring-Supports zur Seite. So wird Ihnen schnell geholfen und Sie können sich direkt wieder Ihren eigentlichen Aufgaben widmen.

Fazit

Sie kennen nun die Onboarding bzw. Personaleinführung Definition und wissen, wie wichtig dieser Prozess für die Integration neuer Mitarbeiter und das Erreichen Ihrer Unternehmensziele ist. Es ermöglicht nicht nur ein angenehmeres Kennenlernen und eine schnellere Integration neuer Mitarbeiter, sondern stärkt auch die Unternehmenskultur und fördert die langfristige Bindung sowie die Produktivität der Mitarbeiter.

iSpring Learn trägt mit seinen vielfältigen Funktionen, wie automatisierten Lernpfaden, interaktiven E-Learning-Kursen und fortschrittlichen Analyse-Tools, dazu bei, den Onboarding-Prozess nahtlos, interaktiv und ansprechend zu gestalten.

Buchen Sie eine personalisierte Demo und erfahren Sie, wie iSpring Learn Ihr Personalmanagement transformieren kann. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion und verändern Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

FAQ

Wie lange dauert ein Onboarding?

Für Onboarding-Maßnahmen gibt es keinen festgeschriebenen Zeitrahmen. Klar ist lediglich, dass der Onboarding Prozess nicht nur den ersten Arbeitstag meint. Üblich sind einige Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Die genaue Ausgestaltung und Dauer hängen unter anderem vom Unternehmen bzw. der Onboarding HR-Abteilung, den neuen Mitarbeitenden oder ihrer künftigen Position ab.

Der Prozess wird verlängert, sollte Ihr Unternehmen auch Preboarding-Angebote umsetzen.

Was passiert am Onboarding-Tag?

Der gesamte Onboarding Prozess startet mit dem ersten Onboarding-Tag. Er ist vor allem für die neuen Mitarbeitenden mit besonders viel Aufregung verbunden, die im weiteren Onboarding-Verlauf aber in der Regel schnell abgeklungen sein wird.

Der erste Onboarding-Tag beginnt mit einer Begrüßung. Die neuen Mitarbeitenden lernen ihre Vorgesetzten und Kollegen kennen, gerne auch bei einem gemeinsamen Mittagessen, z.B. in der Kantine. Außerdem wird Organisatorisches erledigt, z.B. die Aushändigung von Arbeitsgeräten und Zugangsdaten. Die Mitarbeitenden erfahren außerdem wo Sie was finden und erhalten einen Überblick, wie die kommenden Arbeitstage aussehen werden.