Mitarbeiterhandbuch Vorlage erstellen, die Mitarbeitern gleichzeitig Spaß macht

Um die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter im Job zu optimieren, eignet sich ein Mitarbeiterhandbuch ideal. Die richtige Mitarbeiterhandbuch Vorlage hilft, Ihre Mitarbeiter mit allen essentiellen Informationen zu versorgen und ihnen zu helfen, sich Essentielles schnell selbst erschließen zu können sowie ihre Rechte und Pflichten besser zu überblicken. Auch die Kultur des Unternehmens, seine Ziele und erwünschtes Verhalten werden deutlich kommuniziert, was den Einstieg ins Unternehmen erheblich erleichtert und die Leistungen der Mitarbeiter verbessert.

Welche Dinge Sie für das Unternehmen-Mitarbeiterhandbuch unbedingt berücksichtigen sollten, darum geht es in diesem Artikel. Da natürlich auch im Handbuch für neue Mitarbeiter Inhaltsverzeichnis und Einleitung nicht fehlen dürfen, starten wir mit dem Aspekt der Inhalte und Aufbau vom Mitarbeiterhandbuch.

Im Anschluss erklären wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie die nötigen Vorarbeiten für das erste Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens schließlich umsetzen.

Lassen Sie uns gemeinsam trockene Informationen in unterhaltsame Lernwerkzeuge für Mitarbeiter verwandeln, mit denen das Lernen von Richtlinien des Unternehmens und Co. ein Leichtes wird!

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Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein Dokument, welches Mitarbeitern eines Unternehmens Schulungsinhalte zur Verfügung stellt, mithilfe dessen sie ihre Aufgaben effektiver erfüllen können. Das Mitarbeiterhandbuch enthält dafür wichtige Informationen zur Selbsthilfe, sollten Mitarbeiter Fragen haben, z.B. zu bestimmten Richtlinien und Vorschriften, ihrer Rechte, Organisation und Regeln am Arbeitsplatz. Sie erhalten Klarheit, was die Erwartungen an das Verhalten am Arbeitsplatz anbelangt.

Doch es gib noch weitere Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs, denn das Dokument gibt zugleich Orientierung, welches Verhalten erwartet wird und was die Vision der Organisation ist. Es kann beispielsweise von der HR-Abteilung für neue Mitarbeiter herausgegeben werden, aber auch später als Handbuch zu bestimmten Themen dienen, z.B. wenn seitens des Unternehmens neue Richtlinien herausgegeben werden oder Ihre Mitarbeiter im Mitarbeiterhandbuch Datenschutz lernen und damit in Verbindung stehende Richtlinien und Informationen erhalten sollen. Handelt es sich um technische Aspekte und Regeln am Arbeitsplatz, kann das Mitarbeiterhandbuch IT- und Rechtsabteilung entlasten. Ein Mitarbeiterhandbuch Pflege wiederum kann Mitarbeitern in medizinischen Berufen wichtige Informationen, Anleitungen, Richtlinien und Regeln im Umgang mit Patienten vermitteln.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren. Ihre Mitarbeiter werden mit Problemlösungsstrategien vertraut, können die erforderlichen Leistungen erbringen und somit Ihre Erwartungen erfüllen. Ganz egal, ob das Mitarbeiterhandbuch Industrie, Wirtschaft oder Handwerk betrifft. Sie werden außerdem die Kultur des Unternehmens besser verstehen und mithilfe der Mitarbeiterhandbuch Inhalte an ihrem Arbeitsplatz selbständiger vorankommen.

Was ein Handbuch für neue Mitarbeiter Inhaltsverzeichnis enthalten sollte

Welche Elemente dürfen in Ihrem Mitarbeiterhandbuch nicht fehlen, damit es am Arbeitsplatz einen echten Mehrwert bietet?

• Einleitung: Geben Sie einen Überblick, was den Mitarbeiter im Mitarbeiterhandbuch erwartet, welche Bedeutung es hat und welche Ziele es verfolgt.
• Lernziele: Definieren Sie, was Mitarbeiter wissen und beherrschen, nachdem sie das Mitarbeiterhandbuch durchgearbeitet haben (z.B. bestimmte Richtlinien des Unternehmens kennen).
• Lerninhalte: Geben Sie detaillierte Informationen zum behandelten Thema und welche Informationen die Mitarbeitenden erwarten (z.B. Richtlinien des Unternehmens, etwa Sicherheitsrichtlinien oder Kommunikationsrichtlinien).
• Prüfungen: Entscheiden Sie sich, wie das Wissen der Mitarbeiter seitens des Unternehmens abgefragt wird, z.B. in praktischen Übungen oder mit einem E-Learning-Quiz.
• Quellen und Referenzen: Bieten Sie den Mitarbeitenden einige Empfehlungen für weitergehende Lektüre, zum Beispiel geeignete Bücher, Artikel oder Websites oder Namen geeigneter Fachautoren. Eventuell nennen Sie auch die Namen der Verantwortlichen, an die sich Arbeitnehmer ggf. wenden können.
• Häufig gestellte Fragen: Bereiten Sie Fragen vor, die die Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben könnten. Wenn sie die Antworten direkt im Mitarbeiterhandbuch finden, ist das ein wichtiger Beitrag zu ihrer Orientierung und dem Erreichen der (Lern-)ziele.
• Glossar: Definieren Sie alle Fachbegriffe oder fachliche Umgangssprache, die im Mitarbeiterhandbuch genutzt wurden. Das gewährleistet, dass Mitarbeiter alles verstehen und gleichzeitig selbst wichtige Begriffe lernen.

Ein geeignetes Mitarbeiterhandbuch Muster erstellen

Große Arbeitgeber mit hunderten oder tausenden Mitarbeitern benötigen oftmals mehrere Mitarbeiterhandbücher. Zum Beispiel gibt es in der Fertigung andere relevante Richtlinien als in der Marketingabteilung. Auch die Ziele der einzelnen Abteilungen und das gewünschte Verhalten von Mitarbeitenden kann variieren. Zudem sind die Erwartungen vom Arbeitgeber je nach Position innerhalb der Hierarchie des Unternehmens unterschiedlich, was sich auch im Mitarbeiterhandbuch des Unternehmens widerspiegeln sollte.

Die beste Möglichkeit, den Zeitaufwand für die Erstellung zu reduzieren, ist es, mit einer Vorlage zu arbeiten. Diese müssen Sie nur einmal erstellen und können Sie dann mehrfach mit wechselnden Inhalten wiederverwenden. Enthalten sind nur die Grundelemente (Formen, Farben etc.). Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jede Vorlage das Corporate Design des Unternehmens widerspiegelt.

Und: Mit der richtigen Mitarbeiterhandbuch Software ist es gar nicht so schwer, Ihre Ziele zu erreichen, wie Sie vielleicht denken.

Was sollte im Mitarbeiterhandbuch Muster enthalten sein?

Die folgenden 5 Punkte dienen als grobe Richtlinien, was im Mitarbeiterhandbuch Muster Ihres Unternehmens enthalten sein sollte: 

1. Begrüßungsbildschirm

Auf dem Begrüßungsbildschirm platzieren Sie den Titel des Mitarbeiterhandbuchs und eine Beschreibung. Führen Sie darin kurz und bündig in das Thema des jeweiligen Handbuchs ein und geben sie Informationen, wie Mitarbeitende vom Mitarbeiterhandbuch profitieren können.

2. Lernziele

Hier können Sie beschreiben, welches Wissen und welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter am Ende erworben haben werden. Ebenso, welche Erwartungen seitens des Unternehmens bestehen. Durch klare Lernziele wissen die Teilnehmer, was sie erwartet und sind besser aufs Lernen vorbereitet.

3. Hauptmenü

Diese Folie enthält das Inhaltsverzeichnis. Ihre Lernenden können hierüber zwischen verschiedenen Modulen Ihres Handbuchs navigieren, z.B. zur Unternehmenskultur, Zielen oder bestimmten Unternehmensrichtlinien springen.

4. Inhalte 

Der eigentliche Inhalt der Module ist das Herzstück Ihres Handbuchs. Ihre Layouts können für verschiedene Arten von Mitarbeiterhandbuch wiederverwendet werden.

5. Zusammenfassung

Hier können Sie die Fähigkeiten und das Wissen zusammenfassen, die die Mitarbeiter sich erarbeitet haben, den Teilnehmern zu ihren Leistungen gratulieren und sie ggf. auf weitere Mitarbeiterhandbücher und Weiterbildungsangebote des Unternehmens hinweisen.

Gerne können Sie unsere kostenlose Mustervorlage nutzen. Es handelt sich um eine PowerPoint-Vorlage, die Sie ganz einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen können, z.B. um sie ein wenig zu optimieren, damit sie Ihre Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens individueller repräsentiert.

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Mit iSpring Suite Max können Sie über 450 Folienvorlagen erhalten. Neben den Vorlagen bietet iSpring Suite Max eine große Auswahl an Hintergründen (Büroräume, Universitäten, Wohnräume und mehr), Darsteller unterschiedlichen Alters, Aussehens und Berufs – sowohl fotografisch als auch illustriert – und einen kompletten Satz von Symbolen für unterschiedliche Bedürfnisse.

So können Sie mit PowerPoint ein interaktives Mitarbeiterhandbuch erstellen

PowerPoint ist ein großartiges Tool, um Präsentationen zu erstellen, die auch als Nachschlagewerk genutzt werden können. Damit Ihr Leitfaden jedoch interaktiv, effizient und mitreißend zugleich ist, benötigen Sie iSpring Suite Max. Dafür müssen Sie nicht einmal den Umgang mit einer neuen Software lernen, denn iSpring Suite Max ist in PowerPoint integriert. Nach der Installation wird der iSpring Suite Max Max Tab in der vertrauten PowerPoint-Oberfläche erscheinen und Sie können Ihre Vision sofort umsetzen.

Sehen wir uns jetzt genauer an, wie Arbeitgeber mit diesen Tools Schritt-für-Schritt ein gutes Mitarbeiterhandbuch erstellen.

1. Eine PowerPoint Präsentation erstellen

Erstellen Sie eine Präsentation und fügen Ihre Inhalte auf die Folien hinzu. Bedenken Sie dabei aber, dass Menschen nicht zu viele Informationen auf einmal verarbeiten können. Erwähnen Sie also bevorzugt die wichtigsten Schlagworte. Wenn zusätzliche Informationen und Erläuterungen notwendig sind, können Sie diese mit Bildern, Infografiken und Videos auflockern.

2. Ein Voiceover hinzufügen

Wollen Sie Ihren Mitarbeitenden weitere Informationen in Form eines Voiceovers bieten, wechseln Sie nun zum iSpring Suite Max Tab.

Mit iSpring Suite Max können Sie:

• Eine Audioaufnahme für Ihr Mitarbeiterhandbuch anfertigen.
• Eine Videoerzählung aufnehmen, mit der Ihre Lernenden nicht nur die Folien, sondern auch den Erzähler sehen können.
• Ihre schriftlich vorliegenden Informationen, Richtlinien, Regeln und Prozesse mit dem iSpring Text-to-Speech-Tool konvertieren.

3. Ein Video Tutorial aufnehmen

Manche Vorgänge, z.B. die Reparatur eines technischen Geräts oder komplizierte Richtlinien, lassen sich nur schwer mit Text und Bildern erklären. Durch Schulungsvideos mit klaren Worten, Untertiteln und Hervorhebungen der wichtigsten Punkte wird es jedoch auch für neue Mitarbeiter möglich, ihre Aufgaben zu verstehen, selbst auszuführen und Ihre Erwartungen zu erfüllen.

Um so ein Video professionell zu gestalten und mit Bildern und Untertiteln aufzuwerten, benötigen Sie eigentlich eine separate Videobearbeitungssoftware. Mit iSpring Suite Max können Sie jedoch sogar ein Webcam-Video mit einem einzigen Programm aufnehmen und bearbeiten.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden beibringen wollen, wie man digitale Tools nutzt, funktioniert das am einfachsten mit Screencasts. Mit iSpring Suite Max können Sie Ihren Bildschirm zusammen mit einer Webcam oder Audio aufzeichnen. Sie können sogar den Cursor markieren und Klickgeräusche hinzufügen, um die Aufmerksamkeit auf Ihre Aktionen auf den relevanten Bereich des Bildschirms zu lenken. Fügen Sie für jeden Schritt einen visuellen Hinweis hinzu, damit Ihre Mitarbeiter Ihre Erläuterungen selbst an ihrem Arbeitsplatz ausführen können:

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen kurzen Leitfaden zur Verfügung stellen möchten, z.B. zur Einhaltung bestimmter Richtlinien oder für eine virtuelle Bürotour, können Sie Interaktionen verwenden. Sie sind eine weitere Möglichkeit, viele Informationen auf einer Folie zu vermitteln, ohne sie mit Text zu überfrachten.

iSpring Suite Max bietet 14 verschiedene Arten von Interaktionen: FAQ, Zeitleiste, Registerkarten, Glossar, Schritte und mehr. Sie müssen nur eine geeignete Mustervorlage auswählen und sie mit Ihrem Text und Ihren Bildern füllen.

5. Eine Dialogsimulation integrieren

Wollen Sie Ihren Mitarbeitern praktische Kommunikationsfähigkeiten, Kundenservice- oder Managementtaktiken beibringen, ist ein Rollenspiel gut geeignet.

Mit der Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche von iSpring Suite Max ist die Erstellung einer Simulation extrem einfach: Wählen Sie einfach einen passenden Charakter und einen Hintergrund aus, erstellen Sie die erste Szene und bieten Sie Antwortoptionen an, die je nach den Entscheidungen des Mitarbeitenden zu weiteren Szenen führen werden.

6. Interaktive Quiz hinzufügen

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die in Ihrem Handbuch behandelten Informationen (z.B. komplexe Richtlinien) verstanden haben, können Sie ein Quiz einfügen. iSpring Suite Max bietet hierfür einen umfangreichen Satz von Fragevorlagen. Sie können sowohl Richtig-Falsch-Fragen als auch Multiple-Choice-Fragen verwenden, aber auch Drag-and-Drop-Fragen und Hotspots sind möglich. Insgesamt stehen 14 Fragetypen zur Auswahl.

7. Ihr Mitarbeiterhandbuch publizieren

Nun ist Ihr Mitarbeiterhandbuch fertig, doch Sie müssen es noch in ein Online-Format bringen und Ihre Mitarbeiter benötigen Zugriff. Wenn Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch auf Ihrer Website veröffentlichen oder per E-Mail an Ihre Mitarbeiter versenden möchten, können Sie es im HTML5-Format speichern. Wenn Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch in ein LMS wie iSpring Learn hochladen möchten, wählen Sie eines dieser Formate fürs Mitarbeiterhandbuch: SCORM, AICC, Tin Can (xAPI) oder cmi5. Bei Bedarf können Sie Ihre Inhalte auch als MP4-Datei speichern, um sie direkt von iSpring Suite Max aus auf YouTube hochzuladen.

Wenn Sie iSpring Suite Max nun direkt selbst ausprobieren wollen, können Sie noch heute Ihr eigenes Mitarbeiterhandbuch erstellen. Laden Sie einfach die 14-tägige Testversion herunter.

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Mehr als nur ein gutes Mitarbeiterhandbuch Beispiel

Viele Unternehmen haben die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs erkannt und setzen für ihr eigenes Handbuch auf einen kreativen Ansatz: Sie kombinieren praktische und motivierende Inhalte. Im Folgenden finden Sie drei exzellente Beispiele von Disqus, Valve und Netflix. Sie zeigen, wie eine Firma ihre Mission, Unternehmenskultur, Unternehmensrichtlinien und Erwartungen an das Mitarbeiterverhalten sowie deren Rechte und Pflichten in ein einziges Regelwerk verpacken kann, das zugleich informativ und unterhaltsam ist.

Disqus Mitarbeiterhandbuch vereint Formales und Unternehmenskultur

Das Disqus Handbuch unterteilt die Inhalte in zwei Abschnitte. Der erste Abschnitt ist ein formales Dokument, welches aus Unternehmensrichtlinien, Gesetzen und rechtlichen Vorschriften besteht. Ergänzt wird dies durch den zweiten Abschnitt. der eine Art „Kulturbuch“ ist, welches sich mit der Unternehmenskultur, den Werten und der Vision der Organisation befasst.

Durch diesen Ansatz dient das Mitarbeiterhandbuch nicht nur als reine Informationsquelle, sondern stellt Verfahren, Vorschriften, Richtlinien und Co. in einen natürlichen Zusammenhang mit Werten und Kultur, was auf Arbeitnehmer ergreifend und weniger trocken und technisch wirkt. Durch die verwendete Umgangssprache, bunte Grafiken und ansprechende Inhalte werden vor allem neue Mitarbeiter während der Einarbeitungszeit erfolgreich mitgenommen.

Das Mitarbeiterhandbuch von Valve

Das Mitarbeiterhandbuch der Firma Valve sticht vor allem durch seinen Humor und den motivierenden Stil hervor. Das spiegelt die flachen Hierarchien im Unternehmen wider und betont die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden, denn das Personal darf sich seine Aufgaben selbst aussuchen. Das Handbuch arbeitet mit abwechslungsreichen Illustrationen und einer lockeren Sprache. Dadurch ist es nicht nur voller wertvoller Informationen und Tipps, sondern auch unterhaltsam zu lesen.

„Culture Code“ des Unternehmens Netflix

Netflix präsentiert sein Mitarbeiterhandbuch in Form einer Präsentation mit 129 Folien, der sogenannte “Culture Code”. Das Mitarbeiterhandbuch des Unternehmens ist prägnant und direkt. Es konzentriert sich auf die Kernprinzipien des Unternehmens sowie die Pflichten von und Erwartungen an die Mitarbeiter. Jede Folie enthält nur wenige wichtige Punkte, so dass das Material leicht zu verstehen und zu verarbeiten ist.

Unsere Mitarbeiterhandbuch Software hilft bei der Erstellung

Sie kennen nun die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs, egal ob Sie Unternehmenswerte oder technische Richtlinien vermitteln wollen. Wir haben bereits erwähnt, dass Sie es mit der iSpring Suite Max erstellen können – doch was ist iSpring Suite Max und wie genau hilft Ihnen die Software bei Ihrem Mitarbeiterhandbuch weiter?

Das iSpring Suite Max Autorentool können Sie entweder als Basisversion oder in Form der iSpring Suite Max und iSpring Suite Premium buchen. Für ein Mitarbeiterhandbuch ist der Funktionsumfang von iSpring Suite Max besonders gut geeignet.

Die gesamte Tool-Palette ist kaum in wenigen Sätzen zu beschreiben. Zu den wichtigsten Leistungen zum Mitarbeiterhandbuch erstellen zählen jedoch:

• Inhaltsbibliothek mit über 127.000 Inhaltsvorlagen;
• Riesiger Funktionsumfang, z.B. Voiceover, Gesprächssimulationen oder Quiz hinzufügen;
• iSpring Cloud, um Kurse online zu teilen oder;
• Integrierter KI-Assistent;
• Text-to-Speech-Tool;
• 24/4 Technischer Support per Chat, E-Mail oder Telefon.

Und das Beste: Sie haben alles aus einer Hand und müssen nicht mit verschiedenen Programmen hantieren.

Durch die Cloud und den Onlineraum für Teammitarbeiter können Sie auch zusammen mit Kollegen am Mitarbeiterhandbuch arbeiten – die Kollegen müssen dafür nicht einmal am selben Arbeitsplatz wie Sie sitzen. So können Sie Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammentragen oder qualifizierte Kollegen das Dokument prüfen und ggf. korrigieren lassen. Mit diesem Verfahren stellen Sie sicher, alle Informationen für das Dokument zusammenzustellen und eine Qualitätskontrolle direkt im Team zu haben.

Ihre Firma ist dadurch nicht mehr auf externe Dienstleister angewiesen, was Zeit und Kosten spart. Zudem bleibt die Arbeit intern und Sie müssen keine womöglich sensible Daten in die Hände Dritter legen.

Sie können noch heute eine iSpring Suite Max Live-Demo buchen oder iSpring Suite Max kostenlos testen.

Abschließende Gedanken

Arbeitgeber, die die Mitarbeiterhandbuch Vorteile erkannt haben und in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden investieren, haben im Vergleich zu Unternehmen ohne formale Schulungsprogramme ein 218% höheres Einkommen pro Mitarbeiter. Das ist nicht überraschend, denn durch eine gute Ausbildung stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden produktiver und effizienter arbeiten.

Wenn Ihr Mitarbeiterhandbuch mehr sein soll als ein langweiliges Dokument voller Texte, benötigen Sie die richtigen Werkzeuge. Mit iSpring Suite Max können Sie sofort loslegen und ein mitreißendes Handbuch für Ihr Team erstellen. Laden Sie sich gerne auch unsere kostenlose Vorlage herunter, um noch heute all Ihre Inhalte in ein erfolgversprechendes Mitarbeiterhandbuch zu verpacken.

FAQ 

Was muss in einem Handbuch stehen?

Welche Informationen in ein Mitarbeiterhandbuch gehören, ist ganz individuell und liegt in der Hand des Unternehmens. Es hängt ganz davon ab, welchen Themenschwerpunkt Ihr Handbuch behandelt (z.B. Einführung neuer Mitarbeiter in Unternehmensrichtlinien, ein Unternehmenskultur Mitarbeiterhandbuch oder ein Handbuch über bestimmte Prozesse des Unternehmens, Arbeitsgesetze und Regeln). Unsere Tipps und die Mustervorlage bieten eine geeignete Struktur als Ausgangspunkt für Ihr eigenes Mitarbeiterhandbuch.

Wie muss ein Handbuch aussehen?

Ein Mitarbeiterhandbuch ist heutzutage nicht mehr zwangsläufig ein physisches Produkt. Zur Unternehmenskultur moderner Informationen gehört es, diese Prozesse weitgehend zu digitalisieren und Informationen digital bereitzustellen. Um die Konzentration der teilnehmenden Mitarbeiter möglichst lange zu halten und den Lernspaß nicht zu kurz kommen zu lassen, empfehlen wir, einzelne Folien nicht mit zu viel Text zu überladen und auf Abwechslung zu setzen. Mit iSpring Suite Max können Sie beispielsweise ganz unkompliziert Dinge wie ein Quiz, Voiceover, Screencasts, Grafiken, Animationen sowie Ihr Corporate Design in Ihr Mitarbeiterhandbuch-Dokument einfügen.