Onboarding-Checkliste: Warum sie alle benötigen

Warum braucht es Onboarding-Checklisten? Das bisschen Computer einrichten und zeigen, wo sich die beste Cafeteria in der Nähe befindet? Nein, Onboarding ist so viel mehr. Und damit Unternehmen und Mitarbeiter nicht jeden Onboarding-Prozess von der Pike auf neu erfinden müssen, lohnt sich eine Onboarding-Prozess-Checkliste. Auf der finden sich alle notwendigen Schritte, die vor, während – und auch nach dem Onboarding – gegangen werden sollten. Erfahren Sie hier, welche Elemente eine Onboarding-Checkliste enthalten sollte und nutzen Sie unsere Vorlage für den Onboarding-Prozess.

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Definition – Was ist Onboarding?

Ein geordnetes und strukturiertes Onboarding ist noch ein relativ neues Phänomen in der Arbeitswelt. Davor war es Gang und Gäbe, neue Mitarbeiter und Kollegen ins „kalte Wasser“ zu werfen, sie also relativ uninformiert in den neuen Job gehen zu lassen. Da saß man nun vor dem Rechner oder der Maschine, ein netter Kollege erklärte vielleicht die Ablage oder das Intranet und dann fing man mit der ersten kleinen Aufgabe an. Nach und nach erarbeitete man sich so das notwendige Wissen und How To. Bei diesem Vorgehen ist es jedoch eine Glückssache, ob der neue Arbeitnehmer und Kollege sich in seinem neuen Arbeitsumfeld gut einfindet oder nicht. Ohne eine Einarbeitung – nicht nur in die praktischen Aufgaben, sondern auch in die Organisationskultur, können sich neue Mitarbeiter schnell nicht abgeholt fühlen. Sie finden sich nicht in das Gefüge ein und suchen schnell wieder das Weite. Ein strukturierter Onboarding-Prozess minimiert dieses Risiko, denn neue Mitarbeiter fühlen sich abgeholt.

Aber was ist nun eigentlich Onboarding?

Ganz einfach: Onboarding ist der Prozess, in dem neue Mitarbeiter und Kollegen in ein Unternehmen, eine Organisation oder ein Team eingeführt und integriert werden.

Das Ziel eines Onboarding-Prozesses ist es immer sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter sich schnell in der neuen Umgebung wohlfühlen, die Unternehmenskultur verstehen und alles an die Hand bekommen, um ab dem ersten Tag effektiv arbeiten zu können.

Ein Onboarding-Prozess ist zumeist auf diesen Ebenen angesiedelt:

1. Vorstellung des Unternehmens: Dies beinhaltet oft eine Einführung in die Geschichte, Werte, Ziele und Struktur des Unternehmens.
2. Einführung in die Rolle: Neue Mitarbeiter erhalten eine klare Vorstellung davon, was von ihnen erwartet wird, welche Aufgaben sie haben, wie ihr Aufgabenbereich definiert ist und wie ihre Leistung gemessen wird.
3. Teamintegration: Neue Mitarbeiter lernen ihre neuen Kollegen kennen und werden in das Team integriert. Dies kann durch Teammeetings, Einführungsveranstaltungen oder informelle Aktivitäten erfolgen.
4. Skills: Neue Mitarbeiter erhalten die notwendigen Schulungen und Ressourcen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Dies kann formale Schulungen, Online-Kurse oder On-the-Job-Training beinhalten.
5. Compliance: Neue Mitarbeiter werden mit den internen Richtlinien, Verfahren und Unternehmenskulturen vertraut gemacht. Dies kann Themen wie Ethik, Compliance und Sicherheit umfassen.
6. Buddy: Onboarding sollte eine kontinuierliche Unterstützung bieten, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter Fragen beantwortet bekommen und sich in ihrer neuen Umgebung wohl fühlen.

Checkliste für Onboarding-Prozess

Warum braucht es nun also eine Checkliste für den Onboarding-Prozess? Ganz einfach: Sie macht den kompletten Onboarding-Prozess einfacher und strukturierter. Die Checkliste gibt den Rahmen vor, in dem sich jeder Onboarding-Prozess abspielt. Stellen wir uns vor, dass jedes Onboarding eines neuen Mitarbeiters von Null an vorbereitet werden müsste: Welcher Mitarbeiter übernimmt die Kontrolle der technischen Ausstattung? Welche Führungskraft begrüßt den neuen Kollegen am ersten Tag? Wer ist in der ersten Onboarding-Phase, der eigentlichen Einarbeitung der Ansprechpartner und Buddy des neuen Mitarbeiters? Wie wird sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter sich schnell im Unternehmen zurechtfindet? Wie werden Schulungsbedarfe ermittelt?

Was für ein Aufwand es wäre, alle diese Fragen und Onboarding-Aufgaben jedes Mal wieder von Beginn an durchzuspielen. Viel einfacher ist es, wenn es eine Vorlage, eine Checkliste für den Onboarding-Prozess gibt, die Punkt für Punkt durchgegangen werden kann. Sie steht allen verantwortlichen Mitarbeitern auf der Schulungsplattform der Organisation zur Verfügung, per Mausklick können Onboarding-Aufgaben Personen zugeteilt werden. So ist jederzeit transparent, in wessen Verantwortung einzelne Schritte liegen und wo es noch Bedarf gibt. Die Vorlage kann nach Bedarf jederzeit angepasst werden.

Wer ein LMS wie iSpring Learn nutzt, hat einen weiteren Vorteil: Nach dem Onboarding kann der neue Mitarbeiter zu seinem Onboarding-Prozess befragt werden und wichtiges Feedback geben. Die Umfrage kann automatisiert verschickt und ausgewertet werden, so dass kein unnötiger Zeitaufwand entsteht. So können Organisationen mit dem richtigen Feedback ihren Onboarding-Prozess Schritt für Schritt optimieren und die Vorlage für die Onboarding-Checkliste anpassen.

Fassen wir noch einmal zusammen, warum es insbesondere für größere Unternehmen unverzichtbar ist, eine Checkliste für den Onboarding-Prozess zu nutzen:

• Strukturierte Einarbeitung: Eine Checkliste ermöglicht eine strukturierte und organisierte Einführung neuer Mitarbeiter. Dies stellt sicher, dass keine wichtigen Schritte oder Informationen übersehen werden.
• Konsistenz: Die Verwendung einer Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter stellt sicher, dass alle neuen Mitarbeiter die gleiche Einführung erhalten. Dies trägt zur Konsistenz im Onboarding-Prozess bei und verhindert, dass bestimmte Mitarbeiter bevorzugt oder benachteiligt werden.
• Zeitersparnis: Die Checkliste hilft dabei, den Onboarding-Prozess effizienter zu gestalten, da sie sicherstellt, dass sowohl die HR-Verantwortlichen als auch die neuen Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Dadurch wird Zeit gespart, die sonst für die Suche nach Informationen und die Klärung von Fragen aufgewendet werden müsste.
• Reduzierung von Fehlern: Durch das systematische Abhaken von Onboarding-Aufgaben auf der Checkliste werden Fehler und Auslassungen minimiert. Dies ist besonders wichtig bei der Vermittlung von wichtigen Informationen und Schulungen.
• Compliance und rechtliche Anforderungen: In einigen Branchen gibt es gesetzliche Anforderungen, die während des Onboarding-Prozesses erfüllt werden müssen, wie beispielsweise die Überprüfung der Arbeitsberechtigung. Eine Checkliste kann sicherstellen, dass diese Anforderungen in der ersten Phase der Einarbeitung erfüllt werden.
• Überwachung und Verbesserung: Durch die Verwendung einer Checkliste kann das Unternehmen und die verantwortliche Führungskraft den Onboarding-Prozess leichter überwachen und bewerten. Dies ermöglicht es, Schwachstellen zu identifizieren und den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter

Eine Onboarding-Prozess-Checkliste enthält die wichtigsten Schritte und Aufgaben, die beim Onboarding neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen oder einer Organisation durchgeführt werden müssen. Wie diese einzelnen Schritte aussehen, variiert von Unternehmen zu Unternehmen und ist von individuellen Voraussetzungen abhängig. Einige Schritte sind aber in jedem Unternehmen ein absolutes Muss.

Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten Onboarding-Schritte, die in Ihrer Checkliste ein Thema sein sollten, vor. Wenn Sie diese Schritte strukturiert planen, erhalten Sie einen Leitfaden für alle Onboarding-Phasen.

Schritt 1: Begrüßung und Vorstellung

Der Onboarding-Prozess beginnt weit vor dem ersten Arbeitstag. In einem ersten Schritt sollte der neue Mitarbeiter willkommen geheißen werden. Das kann durch den Vorstand und auf einer zweiten Ebene durch das neue Team geschehen. Diese Begrüßung kann an den Mitarbeitenden auch vor dem ersten Arbeitstag per Video oder DM verschickt werden, was eine besondere Aufmerksamkeit darstellt. Unternehmen signalisieren damit: Du bist uns bereits jetzt wichtig, auch wenn du noch nicht einmal dein neues Büro betreten hast. Am ersten Arbeitstag sollte es mindestens einen festen Ansprechpartner geben, der den neuen Mitarbeiter durch das Haus führt, mit neuen Kollegen bekannt macht und für Nachfragen zur Verfügung steht.

Schritt 2: Administrative Aufgaben

Viele der administrativen Aufgaben lassen sich vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden abarbeiten. Dazu gehört die Übergabe von Personalunterlagen und dem Arbeitsvertrag sowie die Beantragung von Zugangsberechtigungen, Ausweisen und Arbeitsmaterialien. Im optimalen Fall sind diese Aufgaben erledigt, wenn der neue Mitarbeiter seinen neuen Arbeitsplatz kennenlernt, so dass er direkt starten kann. Diese To Do sollte auf der Onboarding-Checkliste der Personalabteilung also ganz oben stehen.

Schritt 3: Arbeitsplatz und Technologie

Neben den administrativen Aufgaben sind die Vorbereitung und Einrichtung des Arbeitsplatzes eine der wichtigsten Schritte im Onboarding. Es spricht von fehlender Wertschätzung und Professionalität, wenn ein neuer Mitarbeiter am ersten Arbeitstag nicht arbeiten kann, weil der Computer nicht eingerichtet ist, er keinen Zugriff auf die internen Systeme oder keine eingerichtete E-Mail-Adresse hat. Auch dieser Schritt kann im Vorfeld angegangen und zeitnah verrichtet werden.

Schritt 4: Terminübersicht gewinnen

Bereits am ersten Tag des Mitarbeitenden und in jedem Fall in den ersten Wochen des Onboardings gibt es viele Termine: Teambuilding-Veranstaltungen, Einführungsveranstaltungen in das Unternehmen und verschiedene Mitarbeiterangebote. Insbesondere beim Remotearbeiten kann es passieren, dass sich neue Kollegen in kurzen Call-Terminen vorstellen möchten.

Zudem stehen oft Unternehmensschulungen zu Richtlinien, Verfahren und Compliance, jobspezifische Schulungen und Qualifikationen sowie Schulungen zur Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz an. Unternehmen nehmen neuen Mitarbeitern eine große Last ab, wenn sie solche Termine in einem gut geführten Kalender innerhalb der LMS-Plattform übersichtlich abbilden. Das gibt neuen Mitarbeitern ab dem ersten Tag einen guten Überblick und mindestens ein genauso gutes Gefühl.

Eine solche LMS-Plattform ist iSpring Learn. Sie können diese Plattform ganz einfach in einer personalisierten Demo kennenlernen. Hier haben Sie die Möglichkeit, umfassende Tools und HR-Prozesse wie das Mitarbeiter-Onboarding in Ihrem CI-Design zu implementieren. Nutzen Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion und lernen Sie Ihre Möglichkeiten kennen.

Schritt 5: Einführung in die Unternehmenskultur

Zu den wichtigsten Phasen des Onboardings gehört das Einfühlen in die Unternehmenskultur. Damit neue Mitarbeiter sich schnell in die neue Umgebung eingewöhnen können, ist es vor allem in größeren Unternehmen sinnvoll, sie in die Organisationskultur einzuführen. Wer auf einen Onboarding-Prozess verzichtet, vertraut darauf, dass der neue Mitarbeiter schon irgendwann von allein merkt, wie es läuft. Hierbei können aber schnell Missverständnisse entstehen oder es gibt von beiden Seiten unterschiedliche Erwartungen an das Arbeitsverhältnis. Indem die Unternehmensmission, Werte und Kultur des Unternehmens von Beginn an klar und transparent kommuniziert werden, kann dieses Risiko minimiert werden. Diese Einführung in die Unternehmenskultur kann ein Handbuch sein, ein Kurs oder Video, das dem neuen Mitarbeiter auf der LMS-Plattform zur Verfügung gestellt wird. Indem solche Materialien an einem zentralen Ort digital abgelegt werden, können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, um sie für alle neuen Mitarbeiter verfügbar zu machen.

Schritt 6: Kommunikation

Mit dem Zugang zum internen LMS und den technischen Anwendungen sollte der neue Mitarbeiter auch einen Überblick über die wichtigsten Ansprechpartner erhalten. Zudem sollte er in die gängigsten internen Kommunikationswege und -tools eingeführt werden. Wie schön und wertschätzend ist es, wenn der neue Mitarbeiter direkt am ersten Arbeitstag im Chat begrüßt wird?

Schritt 7: Überprüfung und Feedback

Neue Mitarbeiter sollten in der ersten Einführungsphase zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und Fragen zu stellen. Aus der Perspektive des Arbeitgebers sollte es wiederum die Möglichkeit geben, den Fortschritt des Onboarding-Prozesses innerhalb der Probezeit zu überprüfen und diesen, wenn notwendig, anzupassen. Auch hierfür eignet sich eine LMS-Plattform, auf dem HR-Mitarbeiter regelmäßige Befragungen durchführen können, um Motivation und Produktivität messen zu können. Ergibt die Befragung beispielsweise, dass der neue Mitarbeiter Schulungsbedarf hat, kann ihm über das LMS ein passender Online-Kurs zugewiesen werden. Zu den letzten Phasen des Onboardings gehört die abschließende Feedback-Abfrage zum Onboarding-Prozess.

Die spezifischen Elemente in einer Onboarding-Prozess-Checkliste können je nach Unternehmen, Branche und Position variieren. Es ist wichtig, die Vorlage der Checkliste für das Mitarbeiter-Onboarding an die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Eine gut gestaltete Onboarding-Checkliste hilft neuen Mitarbeitern dabei, sich schneller und innerhalb der Probezeit einzuarbeiten und erhöht die Effizienz des Onboarding-Prozesses.

Alle diese Schritte sollten auch in Onboarding-Prozessen von Mitarbeitern in Remote Work durchlaufen werden. Das virtuelle Mitarbeiter-Onboarding kann über LMS-Plattformen wie iSpring Learn organisiert werden.

Vorlage Onboarding-Checkliste: Mitarbeiter jetzt effektiv einführen

Sie sehen in einer Checkliste für den Onboarding-Prozess nur Vorteile? Dann können Sie mit einer Onboarding-Vorlage direkt starten. Hier können Sie sich eine komplette Onboarding-Checkliste downloaden und diese sofort nutzen. In der Checkliste finden Sie die wichtigsten To Dos eines gelungenen Onboardings. Wenn Sie noch dabei sind, sich das Thema Onboarding zu erarbeiten, erhalten Sie mit dieser Checkliste einen ersten Eindruck davon, welche Aufgaben Sie auf jeden Fall erledigen sollten. Aufbauend auf der Onboarding-Vorlage können Sie sich Ihr eigenes, individuelles Onboarding-Konzept erstellen.

Fazit: Ihre Vorlage für ein erfolgreiches Onboarding

In Zeiten von akutem Fachkräftemangel können Unternehmen nicht auf loyale und engagierte Mitarbeiter verzichten. Diese notwendige Mitarbeiterbindung beginnt bereits im Onboarding-Prozess. Wer hier Professionalität zeigt, signalisiert dem neuen Mitarbeiter, dass er willkommen ist und wertgeschätzt wird. Um diesen Prozess möglichst einfach und effektiv zu gestalten, kann er über ein LMS wie iSpring Learn durchgeführt werden. Sie können iSpring Learn ganz unverbindlich in einer Live-Demo erkunden. Die Plattform kann für alle HR-Prozesse genutzt und viele Abläufe automatisiert werden. Testen Sie iSpring Learn jetzt mit der kostenlosen 30-tägigen Testversion und legen Sie in einem ersten Schritt ihre individuelle Onboarding-Checkliste an.