Employee Experience Management: Tools und Tipps

Nichts geht über eine gute Employee Experience: Wenn Mitarbeitende gut über ihren Arbeitgeber denken, ist das schon die halbe Miete. Denn: Für einen guten Arbeitgeber geht man auch einmal über seine Grenzen hinaus, denkt Prozesse mit und bringt sich ein. Und bei den Vorteilen und der Bedeutung der Employee Experience nicht zu vergessen: Man spricht auch nach dem Beenden des Arbeitsverhältnisses gut über den Ex-Arbeitgeber – was wiederum auf die Employer Brand einzahlt.

In diesem Beitrag sprechen wir über die notwendigen Zutaten eines gelungenen Employee Experience Managements und geben Tipps zu passenden Software-Lösungen.

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Was ist eine Employee Experience?

Die sogenannte „Employee Experience“ ist ein Synonym für die Mitarbeitererfahrung („Employee Experience“ Übersetzung aus dem Englischen) und hat in ihrer Struktur Ähnlichkeiten mit der Customer Experience (CX), der Zufriedenheit von Kunden. Aber was heißt das genau? Die Employee Experience (EX) umfasst alle Momente, Interaktionen und Eindrücke, die Angestellte im Laufe ihrer Zeit im Unternehmen sammeln. 

Das alles heißt: Vom ersten Vorstellungsgespräch über den Onboarding-Prozess, die täglichen Aufgaben und Routinen bis hin zum Ausstiegsgespräch – all diese Elemente prägen die Employee Experience Agenda, da sie die Unternehmenskultur direkt und nachhaltig beeinflussen.

Die vielen Faktoren, die das Arbeitserlebnis im Employee Life Cycle gestalten, erfordern kontinuierliche Aufmerksamkeit und gegebenenfalls Anpassungen, um eine positive Entwicklung zu fördern. Ziel des Employee Experience Managements ist es, ein inspirierendes Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Motivation, die Produktivität, Emotionen und die Bindung der Mitarbeiter stärkt und so zum langfristigen Unternehmenserfolg beiträgt.

Das sind die wichtigen Aspekte des Employee Experience Managements, die beim Gestalten einer Employee Experience Strategie vom Arbeitgeber beachtet werden müssen:

1. Kultur und Werte: Die Unternehmenskultur und -werte spielen eine große Rolle im Employee Experience Management. Ein positives, unterstützendes Arbeitsumfeld und eine positive Arbeitsatmosphäre, in der Mitarbeiter die Unternehmenswerte teilen und leben können, sind entscheidend für das Wohlbefinden.
2. Technologie und Tools: Die Technologien und Systeme, die Mitarbeitern zur Verfügung stehen, um ihre Arbeit zu erledigen, beeinflussen stark die tägliche Erfahrung. Effiziente, benutzerfreundliche Tools tragen zur positiven Employee Experience bei. Veraltete Systeme oder fehlende Tools einer modernen Kommunikation verschlechtern die Employee Experience.
3. Arbeitsumgebung: Sowohl die physische Umgebung (z.B. Büros, Arbeitsräume) als auch die virtuelle Umgebung (Remote-Arbeit) prägen die Employee Experience.
4. Führung und Management: Wie Vorgesetzte und Führungskräfte mit den Mitarbeitern umgehen, beeinflusst deren Motivation, die Produktivität, Zufriedenheit und Loyalität. Feedback, Wertschätzung und klare Kommunikation sind wichtige Elemente.
5. Wachstum und Entwicklung: Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, Schulungen und Aufstiegsmöglichkeiten tragen zur positiven Employee Experience bei. Wichtig ist dabei, dass die Mitarbeitenden jederzeit einen Überblick über ihre Chancen und ihre persönliche Weiterentwicklung haben. Ein gutes Employee Experience Management geht hier also über das halbjährliche Mitarbeitergespräch hinaus und ist Teil des Talent Managements. 
6. Work-Life-Balance: Die Fähigkeit, eine gesunde Balance zwischen beruflichen Anforderungen und dem Privatleben zu finden, ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Employee Experience.

Wenn in einer Employee Experience Strategie diese Elemente für einen ganzheitlichen Employee Life Cycle berücksichtigt werden, kann das Employee Experience Management zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit, einem höheren Engagement, höherer Produktivität und Mitarbeitertreue beitragen. Zufriedene Mitarbeiter sind oft kreativer, arbeiten effektiver im Team und tragen zur positiven Außendarstellung des Unternehmens bei, was letztlich auch das Employer Branding stärkt. 

Ein starkes Employer Branding kann wiederum die Anwerbung neuer Talente erleichtern. Unternehmen, die eine positive Employee Experience im Team fördern, können auch die Mitarbeiterfluktuation reduzieren und die Leistungsbereitschaft ihrer Belegschaft steigern. Wie Sie sehen: In der Summe hängt alles mit allem zusammen, das Employee Experience Management ist neben Marketing, Vertrieb und Organisationsentwicklung ein weiterer Baustein zum Erfolg eines Unternehmens.

Das Employee Experience Design: Drei Beispiele

Wie wir nun wissen: Die Employee Experience umfasst alle Interaktionen, die Angestellte vom Bewerbungsprozess bis zum Austritt aus dem Unternehmen erleben. 

Das Employee Experience Design bezieht sich nun auf die bewusste Gestaltung dieser Erlebnisse. Dabei werden im besten Fall verschiedene Touchpoints benannt, an denen die Employee Experience messbar sein sollte. Jeder dieser Touchpoints sollte ausgestaltet und durchdacht sein.

Das sind drei Beispiele für Maßnahmen im Employee Experience Design, die nicht fehlen dürfen:

1. Der Onboarding-Prozess

Beispiel: Ein Unternehmen entwickelt einen interaktiven Onboarding-Prozess, der neuen Mitarbeitern alle notwendigen Informationen und Tools zur Verfügung stellt. Dazu gehören ein personalisiertes Einarbeitungsprogramm, digitale Ressourcen (wie Tutorials, Willkommensvideos von Führungskräften), Mentoring und regelmäßige Check-ins während der ersten Monate.

Ziel: Schnellere Integration und höheres Engagement neuer Mitarbeiter.

2. Kontinuierliche Weiterbildung

Beispiel: Ein Unternehmen bietet personalisierte Lern- und Entwicklungsprogramme an. Es gibt regelmäßige Workshops, Online-Schulungen, Coachings und vielleicht die Möglichkeit, an Konferenzen teilzunehmen. Diese Programme sind auf die individuellen Karriereziele und Fähigkeiten der Mitarbeiter zugeschnitten.

Ziel: Förderung von Karriereentwicklung und Employee Engagement.

3. Feedback- und Anerkennungssysteme

Beispiel: Implementierung eines kontinuierlichen Feedbacksystems, bei dem Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen konstruktives Feedback erhalten oder über automatisierte Online-Mitarbeiterbefragungen Feedback zum Unternehmen geben können.

Ziel: Stärkung der Anerkennungskultur und Verbesserung der Kommunikation.

HR Employee Experience: Lösung suchen

Bei einer HR Employee Experience-Lösung handelt es sich in der Regel um eine Software. Sie ermöglicht es, Bewerber zu managen und Mitarbeiter vom Onboarding bis zum Abschluss des Arbeitsverhältnisses zu begleiten und zu betreuen. Bei der Auswahl der passenden HR Employee Experience-Lösung in deutscher Sprache müssen mehrere zentrale Faktoren berücksichtigt werden, um eine positive Wirkung auf die Mitarbeitenden zu erzielen. Die Benutzerfreundlichkeit ist hier entscheidend: Die Software sollte intuitiv bedienbar sein und sich nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lassen. Dies erhöht die Akzeptanz und erleichtert die Nutzung im Alltag.

Auch Feedback-Mechanismen sind wichtig, damit Mitarbeitende kontinuierlich Rückmeldungen geben und erhalten können. Echtzeit-Umfragen und regelmäßige Check-ins helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Zufriedenheit zu steigern. Ein weiterer Faktor bei der Employee Experience in den Human Resources (HR) ist die Personalisierung: Die Software sollte in der Lage sein, auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen, zum Beispiel durch maßgeschneiderte Schulungen oder personalisierte Kommunikationskanäle. Auch Transparenz und Kommunikation spielen eine wichtige Rolle: Mitarbeitende müssen leicht auf Informationen zugreifen und klare, offene Kommunikation erleben, sei es durch Zielverfolgung, Leistungsbewertungen oder Unternehmensrichtlinien.

Zusätzlich sollte die Lösung Flexibilität bieten, um unterschiedliche Arbeitsmodelle wie Remote- oder Hybrid-Arbeit zu unterstützen. Und schließlich dürfen der Datenschutz und die Sicherheit nicht vernachlässigt werden, da in einer solchen HR-Software immer sensible Mitarbeiterdaten verarbeitet werden.

Employee Experience Strategie: Top-9-Elemente

Eine Employee Experience Strategie ist ein gezielter, systematischer Ansatz, der darauf abzielt, die Erfahrungen der Mitarbeiter im Unternehmen durch bewusste Gestaltung von Prozessen, Tools und die Unternehmenskultur zu optimieren. Das Ziel dieser Strategie ist es, eine positive, motivierende und produktive Arbeitsumgebung im Unternehmen zu schaffen, die das Employee Engagement, die Zufriedenheit und die Loyalität der Mitarbeiter steigert.

Das sind die besten Kernelemente einer Employee Experience Strategie, die auch in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen sollten:

1. Klare Vision und Ziele

Die Strategie beginnt mit einer klaren Definition, was Employee Experience als Strategie in Ihrem Unternehmen erreichen soll. Das umfasst in der Summe die Festlegung von Werten und Zielen, wie z.B. die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, die Förderung von Innovation in Teams oder die Senkung der Fluktuation.

2. Verständnis der Mitarbeiterbedürfnisse

Ein zentraler Aspekt der Strategie besteht darin, die Bedürfnisse, Erwartungen und Herausforderungen der Mitarbeiter im Unternehmen zu verstehen. Dies geschieht durch Umfragen, Interviews, Fokusgruppen oder kontinuierliches Feedback.

3. Gestaltung der Mitarbeiter-Journey

Die Employee Experience Strategie berücksichtigt alle Phasen der „Mitarbeiter-Journey“, von der Rekrutierung über das Onboarding, den Arbeitsalltag bis hin zum Austritt. Jede dieser Phasen sollte bewusst gestaltet werden, um positive Erfahrungen zu ermöglichen.

4. Fokussierung auf die Unternehmenskultur

Eine starke Unternehmenskultur ist der Kern jeder Employee Experience Strategie. Eine Kultur, die Transparenz, Zusammenarbeit, Wertschätzung, eine positive Arbeitsatmosphäre und Vertrauen fördert, ist entscheidend, um Mitarbeiter und Teams zu motivieren und langfristig zu binden.

5. Technologische Unterstützung

Eine Employee Experience, die der modernen Arbeitswelt gerecht werden möchte, beinhaltet immer eine technische Unterstützung, z.B. durch den Einsatz einer HR-Plattform und/oder ein LMS. 

6. Berufliche Entwicklung und Weiterbildung

Eine Employee Experience Strategie sollte klare Pfade für die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter im Unternehmen bieten. Auf einer Lernplattform können für alle Mitarbeiter Schulungen, informative Artikel zu einem aktuellen Thema und Mentoring-Programme angeboten werden. Durch 360-Grad-Bewertungen erhalten Mitarbeitende jederzeit einen Überblick über ihre Stärken und Schwächen – auf dieser Basis können sie sich weiterbilden und sich beruflich weiterentwickeln.

7. Work-Life-Balance und Wohlbefinden

Die Strategie sollte Programme umfassen, die eine gesunde Work-Life-Balance und das körperliche sowie mentale Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern. Flexible Arbeitsmodelle sowie Gesundheitsangebote sind dabei entscheidend.

8. Haltung der Führungskräfte

Regelmäßige Anerkennung und Belohnung der Leistungen der Mitarbeiter ist ein wichtiges Instrument der Employee Experience Strategie. Eine Kultur der Wertschätzung trägt zu höherem Engagement und Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden bei.

9. Messung und kontinuierliche Anpassung

Eine erfolgreiche Employee Experience Strategie wird regelmäßig überprüft und an die sich verändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens angepasst. Dazu sollten Kennzahlen wie Employee Engagement, Zufriedenheit und Fluktuationsraten kontinuierlich erfasst und analysiert werden. Das kann über eine HR Employee Experience Software geschehen.

Employee Experience optimieren: So gehen Sie vor

Um die Employee Experience zu verbessern, müssen die verschiedenen Prozesse im besten Fall zentralisiert, vereinheitlicht und so weit wie möglich automatisiert werden. Das kann eine HR-Software leisten. Sie kann die Employee Experience optimieren, indem sie zentrale HR-Prozesse automatisiert und die Interaktion zwischen den Mitarbeitenden und dem Unternehmen verbessert. Onboarding-Module vereinfachen den Einstieg neuer Mitarbeitender, indem sie den Prozess digitalisieren und wichtige Informationen sowie Schulungen leicht zugänglich machen. Dies sorgt für einen reibungslosen Start und steigert die Zufriedenheit von Anfang an.

Durch Feedback- und Umfrage-Tools innerhalb der HR-Software können regelmäßig Stimmungen, Befindlichkeiten und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden erfasst werden. Dies hilft dem Management, gezielt auf Bedürfnisse einzugehen und das Arbeitsklima zu verbessern. Leistungsmanagement-Module ermöglichen wiederum eine klare Zielsetzung und kontinuierliche Leistungsbeurteilungen, sodass Mitarbeitende ihre Fortschritte transparent verfolgen und regelmäßiges Feedback erhalten können. Das fördert die persönliche Entwicklung, die Produktivität und Motivation.

Mit einer HR-Software erleichtern Sie als Employee Experience Manager die Kommunikation, verbessern Prozesse und schaffen eine transparente, digitale Umgebung, die zu einer besseren Employee Experience führt. Eine solche Plattform ist iSpring Learn.

Employee Experience Management Plattform: iSpring Learn

iSpring Learn LMS ist ein wertvolles Werkzeug für das Employee Experience Management. Es hilft vor allem dabei, die Schulungs- und Weiterbildungserfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern und zu personalisieren:

• Personalisierte Lernwege: Beschäftigte können individuell angepasste Schulungspläne erhalten, die auf ihre Position und Karriereziele zugeschnitten sind.
• Engagement durch Gamification: Die Integration von Gamification-Elementen motiviert Mitarbeiter, an Schulungen teilzunehmen, was zu einer höheren Zufriedenheit führt.
• Flexibles Lernen: Durch die Möglichkeit, Kurse auf mobilen Geräten oder offline zu absolvieren, wird den Mitarbeitern eine flexible und stressfreie Lernumgebung geboten.
• Regelmäßiges Feedback: Die Plattform bietet detaillierte Berichte und Analysen, die es ermöglichen, das Lernerlebnis zu verbessern und Feedback von Mitarbeitern einzuholen.
• Erfolgstransparenz: Mitarbeiter können ihren Lernfortschritt und Erfolge einfach nachverfolgen, was zu einem Gefühl der Anerkennung und Zufriedenheit beiträgt.

Mit iSpring Learn können Unternehmen einen digitalen Onboarding-Prozess gestalten und den Mitarbeitenden eine Plattform bieten, auf der sie jederzeit Materialien zur individuellen Weiterbildung sowie Schulungsangebote erhalten. Das gibt den Mitarbeitenden ein Gefühl der Selbstwirksamkeit, das insgesamt sehr positiv auf die Employee Experience wirkt.

Um einen besseren Einblick in die Funktionen und Vorteile von iSpring Learn zu erhalten, können Sie eine Demo buchen oder unsere 30-tägige kostenlose Testversion nutzen. Sie werden sehen, wie einfach die Anwendung der Software ist: Sie automatisiert verschiedene Aufgaben wie Zuweisungen, das Versenden von Benachrichtigungen, die Berechnung von Testergebnissen und die Erstellung von Ranglisten.

Datenberichte verbildlichen den Fortschritt der Mitarbeitenden, im Handumdrehen erstellen Sie nützliche Statistiken für die Employee Experience. Auf diese Weise können Sie auch den ROI der Mitarbeitererfahrung verfolgen. Damit ist iSpring Learn auch der perfekte Ort, um Beschäftigten die Möglichkeit zu geben, zu kommunizieren, Feedback und Tipps zu Kursen zu hinterlassen und ggf. direkt mit Trainern zu chatten.

Außerdem können Sie Punkte, Abzeichen, Zertifikate und mehr vergeben, um die Kollegen zu einem gesunden Wettbewerb zu ermutigen, der zu besseren Ergebnissen führt und so die Leistung aller verbessert und das Engagement der Mitarbeiter optimiert.

Fazit

Nun wissen Sie: Auf eine ganzheitliche Employee Experience kann ein Unternehmen in Zeiten von Fachkräftemangel nicht verzichten. Jede Organisation ist dazu aufgerufen, eine eigene, passende Strategie zu finden, mit der sie Arbeitnehmer durch ihren Arbeitsalltag begleiten und sie in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung unterstützen. Unternehmen, die ein durchdachtes Talent Management haben und eine zukunftsorientierte Organisationskultur leben, haben die besten Voraussetzungen, um darauf basierend eine Employee Experience Strategie zu entwickeln.

Sehr einfach und in weiten Teilen automatisiert gelingt dies mit iSpring Learn, einer Plattform, auf der Onboarding, Talent Management und Weiterbildung zentral gemanaged werden können. Sie können alle Funktionen in einer Live-Demo kennenlernen. Oder testen Sie iSpring Learn jetzt mit der kostenlosen 30-tägigen Testversion und starten Sie genau hier Ihre persönliche Employee Experience.

FAQ

Was ist Workplace Experience?

Workplace Experience bezieht sich auf die Gesamtheit der physischen, digitalen und sozialen Arbeitsumgebung, die das tägliche Arbeitsleben der Mitarbeiter prägt. Ziel ist es, den Arbeitsplatz so zu gestalten, dass er Produktivität, Wohlbefinden und Zusammenarbeit fördert.

Was bedeutet People Experience?

People Experience umfasst alle Erfahrungen, die Mitarbeiter während ihrer gesamten Zeit im Unternehmen machen – von der Rekrutierung über die tägliche Arbeit bis hin zum Austritt. Es geht darum, das Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur so zu gestalten, dass das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Menschen im Mittelpunkt stehen.

Was beinhaltet die Mitarbeitererfahrung?

Die Mitarbeitererfahrung umfasst alle Interaktionen und Erlebnisse, die Mitarbeiter während ihrer gesamten Zeit im Unternehmen haben, von der Bewerbung über den Arbeitsalltag bis zum Austritt. Dazu gehören die Unternehmenskultur, Arbeitsumgebung, Führung, Technologie, Prozesse und Entwicklungsmöglichkeiten.