Wie Sie für Ihre Mitarbeiter einen Schulungsplan erstellen

Es ist daher ratsam, einen Schulungsplan zu erstellen, der die Grundlage für Ihre bevorstehenden Weiterbildungsmaßnahmen bildet und deren Erfolg sichert. Wenn Sie die Schulung vorbereiten und dabei sorgfältig vorgehen, bringt das Ihr Unternehmen dem Erreichen seiner noch so ambitionieren Ziele deutlich näher.

Dieser Artikel enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine hervorragende Schulung vorbereiten. Wir werden die folgenden Inhalte näher beleuchten:

• Was ist ein Schulungsplan für Mitarbeiter?
• Was sollte ein Mitarbeiterschulungsplan enthalten?
• So können Sie für Ihre Mitarbeiter eine Schulung vorbereiten
• FAQ

Was ist ein Schulungsplan für Mitarbeiter?

Ein Schulungsplan für Mitarbeiter legt die Schritte, den Zeitplan, die Lehrmittel, die Verantwortlichen und den Lehrplan fest, die für eine Mitarbeiterschulung in einem Unternehmen erforderlich sind. Der Plan bringt somit die wichtigsten Elemente auf Papier und zielt darauf ab, die jeweilige Weiterbildungsmaßnahme zu standardisieren, um sie mit den erwarteten unternehmerischen Ergebnissen zu verknüpfen. Man kann sagen, dass der Schulungsplan eine Vereinbarung ist, die Arbeitgeber darauf vorbereitet, die notwendigen Anstrengungen für die Umsetzung eines Schulungsprogramms zu unternehmen. Wenn Sie dabei eine Schulung vorbereiten und eine Checkliste nutzen, behalten Sie auch stets den Überblick über diese Faktoren.

Um solch einen Schulungsplan zu erstellen, ist üblicherweise die Zusammenarbeit von Personalabteilung und einem Team von Vorgesetzten unter Einbeziehung der Führungsebene erforderlich. Dadurch wird der Schulungsplan gleichzeitig zu einem strategisch wichtigen Dokument.

Was sollte ein Mitarbeiterschulungsplan enthalten?

Die genauen Inhalte obliegen selbstverständlich Ihnen. Als Grundlage haben sich aber die folgenden Inhalte bewährt:

• Ein vorläufiger Zeitplan
• Ziele, die Sie für den oder die Teilnehmer festlegen
• Aufgaben, die innerhalb eines bestimmten Zeitfenster erledigt werden müssen
• Zuständige Personen (Schulungsleiter, Ausbilder, Mentor etc.)
• Methoden oder Aktivitäten, die während der Schulung eingesetzt bzw. ausgeführt werden

Am einfachsten lässt sich der Schulungsplan in einer Tabelle darstellen, wie Sie hier sehen können:

Zusätzlich dient solch eine Tabelle beim Schulung vorbereiten als Checkliste, um nichts Wichtiges zu vergessen und den Überblick zu behalten.

Es gibt jedoch keine festen Vorgaben, an die sich jeder halten muss. Schulungspläne können sehr unterschiedlich gestaltet werden und auch weitere Angaben enthalten, z.B. einen Lehrplan, wichtige zu erwerbende Fähigkeiten, gewünschte Ergebnisse der Schulung, Methoden zur Bewertung, verantwortliche Team-Mitglieder sowie relevante Hilfs- und Lehrmittel. Je mehr solcher Angaben zu bedenken sind, desto empfehlenswerter ist das Schulung vorbereiten mit Checkliste.

In jedem Fall hängt der Inhalt einer Schulung stets von der Entscheidung des Vorgesetzten ab und bedarf der Genehmigung der Geschäftsleitung.

So können Sie für Ihre Mitarbeiter eine Schulung vorbereiten

Bevor Sie vorschnelle Entscheidungen treffen, wer was wann macht, sollten Sie gründlich die Ausgangsvoraussetzungen der Schulung reflektieren und sich um eine sorgfältige Vorbereitung bemühen. Im Folgenden finden Sie 8 Schritte, die Ihnen beim Schulung vorbereiten helfen werden. Die Hälfte der Schritte erscheint rein theoretisch; wir empfehlen Ihnen jedoch, diese Schritte nicht zu überspringen, da sie die Grundlage für jede erfolgreiche Weiterbildungsmaßnahme bilden.

1. Überprüfen Sie Ihre Unternehmensziele

Wenn Sie eine Schulung vorbereiten, ist es entscheidend, dabei im Hinterkopf zu haben, welche Ziele erreicht und welche Probleme gelöst werden sollen. Dabei kann es sich um Beispiel um die folgenden Ziele handeln:

• Beschleunigung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter für eine höhere Produktivität;
• Reduktion der Mitarbeiterfluktuation für einen besseren Ruf und geringere Kosten;
• Verbesserung der Mitarbeiter-Compliance für eine höhere operative Stabilität.

Diese Liste ließe sich noch erweitern. Auch hier gilt: Umso mehr Ziele Sie haben, desto sinnvoller ist es, beim Schulung vorbereiten eine Checkliste zu nutzen. So können Sie am Ende noch einmal gegenprüfen, ob der ausgearbeitete Schulungsplan auch wirklich auf die Ziele hinwirkt bzw. welche Ziele nur mit weiteren Weiterbildungsmaßnahmen erreichbar sind. Denn wirklich alle Ziele mit einer einzigen Schulung zu erreichen ist oftmals nicht realisierbar.

Im Grunde geht es zunächst darum, dass Ihr künftiger Schulungsplan zweckorientiert und auf mindestens eines dieser Ziele ausgerichtet ist. Dafür ist es nützlich, präzise, im Anschluss an die Schulung messbare Ziele zu formulieren, wie z.B.:

• Verkürzung der Zeit bis zur Produktivität von Kundendienstmitarbeitern von 10 Wochen auf 6 Wochen;
• Mitarbeiterfluktuation auf 10 % reduzieren;
• Schaffung eines absolut sicheren Arbeitsplatzes zur Vermeidung von OSHA-Strafen bei der nächsten Inspektion.

Sollten Sie der Meinung sein, dass sich für Ihren Bedarf eine noch gründlichere Untersuchung auszahlt, kann Ihnen beim Schulung vorbereiten eine Checkliste helfen, nicht den Überblick über die gesteckten Ziele zu verlieren.

2. Definieren Sie Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse

Sie können nicht nur eine einzelne Schulung vorbereiten, sondern theoretisch so viele, wie es Positionen in Ihrem Unternehmen gibt. Zudem können die Schulungspläne entsprechend der Zugehörigkeitsdauer eines Mitarbeiters zum Unternehmen variieren. So haben z.B. Hochschulabsolventen, die noch neu in Ihrem Unternehmen sind, einen ganz anderen Lernbedarf als Fachkräfte mit bereits längerer Betriebszugehörigkeit.

Es ist also wichtig dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wen Sie schulen, welche Vorkenntnisse und welchen Hintergrund der Mitarbeiter mitbringt, wie ausgelastet er ist, ob er in der Zentrale oder im Homeoffice arbeitet und natürlich, was genau er noch lernen muss, um bessere Leistungen zu erbringen. Es kann beim Schulung vorbereiten auch sehr hilfreich sein, Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmen direkt zu befragen, woran es den bisherigen Schulungen mangelte und was Sie sich für weitere Maßnahmen und Inhalte wünschen.

Sie können auch eine sehr individuelle Mitarbeiterschulung erstellen, die einen persönlichen Weg der beruflichen Entwicklung aufbauen. Dieser sollte aber zusätzlich mit dem jeweiligen Mitarbeiter abgestimmt werden. Idealerweise sollte dieser Plan sowohl den Erwartungen der Vorgesetzten als auch denen der Mitarbeiter entsprechen und gleichzeitig dem übergeordneten Ziel dienen, das Sie in Schritt 1 definiert haben.

3. Entscheiden Sie sich für eine Schulungsart

Selbstverständlich variieren die Schulungspläne je nach Art der Mitarbeiterschulung, auf die Sie vorbereiten, erheblich. Es gibt mindestens drei typische Schulungsarten, die Unternehmen durchführen:

• Einführung: Unternehmenskultur und -geschichte, Philosophie und Werte, Produktlinie, Verhaltensregeln etc.
• Sicherheit und Compliance: Brandschutz, Hygienevorschriften, Cybersicherheit, Branchenvorschriften, Geldwäschebekämpfung, etc.
• Positionsspezifische Schulungen: Produktherstellung, Gerätewartung, Direktverkauf, Liefermanagement, IT-Schulung vorbereiten etc.

Jede dieser Schulungsarten hat ihre eigenen Aufgaben und Etappen und kann zudem Teil eines größeren Einarbeitungsprogamms sein. Wenn Sie die berufliche Entwicklung eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens mitverfolgen, können Sie auch eine darauf aufbauend spezielle Schulung vorbereiten. Selbiges gilt für Schulungen für Führungskräfte, die zielgenau auf Ihren Talent Pool maßgeschneidert sind.

Die Anzahl der Lernenden, die routinemäßige Durchführung, die Dauer, die Komplexität des Materials und die Kosten, wie z. B. die Honorare für Ausbilder/Trainer, werden in jedem Fall erheblich variieren. Sie müssen also unbedingt die Lernziele für Ihre Mitarbeiter definieren, wenn Sie eine Schulung vorbereiten – darauf gehen wir im nächsten Schritt ein.

4. Setzen Sie klare Lernziele

Bevor es an die Umsetzung geht, ist es wichtig, Ihre Erwartungen an die Ergebnisse der Schulung zu artikulieren, wenn Sie eine Schulung vorbereiten. Das wird Ihnen dabei helfen, nah am Zweck der jeweiligen Schulung zu bleiben, Konsistenz zu erreichen und die Bemühungen der Teilnehmer auf die erwartete Leistung auszurichten.

Versuchen Sie, Ihre Erwartungen in spezifische, messbare Lernziele aufzuschlüsseln, z.B. zwei für jeden Schulungstermin oder jeden Kurs. Bei deutlich mehr Lernzielen empfiehlt es sich, bei der Schulung vorbereiten eine Checkliste zu nutzen, um die Übersicht zu behalten. Wenn Sie eine Schulung vorbereiten, die als Einführung ins Unternehmen dienen soll, können die Ziele beispielsweise so aussehen:

Lernziel 1: Kennenlernen der Unternehmenskultur.

Lernziel 2: Lernen Sie die Hauptprodukte des Unternehmens und ihre Wettbewerbsvorteile kennen.

Sollten Sie eine IT-Schulung vorbereiten, so könnten die Lernziele sich auf das Beherrschen bestimmter Prozesse oder die korrekte Nutzung spezieller Software beziehen.

In jedem Fall ist es sinnvoll, diese Ziele gleich zu Beginn der Schulung zu kommunizieren und anschließend die Teilnehmer durch die zugehörigen Inhalte zu führen. Dadurch wird es den Teilnehmern leichter fallen, sich zu konzentrieren und erfolgreich von einer Zwischenetappe der Schulung zur nächsten überzugehen.

5. Formulieren Sie auszuführende Aufgaben

Nachdem Sie diese übergeordneten Ziele der Schulung definiert haben, ist es an der Zeit, sie in praktische Schritte zu übersetzen. Diese Schritte werden die Mitarbeiter unternehmen müssen, um ein bestimmtes Thema zu beherrschen bzw. eine bestimmte Fähigkeit zu erwerben. Es handelt sich hierbei um Schulungsaufgaben mit zunehmender Komplexität, die sich im Laufe der Zeit auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken werden.

Hierfür müssen Sie herausfinden, welche Maßnahmen, Übungen oder Erfahrungen einem Mitarbeiter dabei helfen, die Lernziele zu erreichen. Wir können zum Beispiel die Lernziele aus Schritt 4 nehmen und sie in Aufgaben wie diese übersetzen, wenn wir eine Schulung vorbereiten:

Wenn Sie eine Schulung vorbereiten, sollten Sie immer bedenken, dass neues Wissen immer möglichst dann vermittelt werden sollte, wenn die Teilnehmer auch bereit dazu sind. Gleichzeitig müssen Sie aber auch Zwischenetappen mit bestimmten Anforderungen festlegen, anhand derer überprüft wird, ob die Teilnehmer mithalten können und Fortschritte erkennbar sind.

Und nicht nur Sie sollten beim Schulung vorbereiten eine Checkliste nutzen. Auch Ihre Lernenden können davon profitieren, sich selbst überprüfen zu können, ob sie alle Aufgaben erledigt haben oder ob etwas übersehen wurde.

6. Wählen Sie das geeignetste Schulungsformat

Nachdem Sie entschieden haben, welches Thema oder welche Fähigkeiten Sie Ihren Lernenden beibringen wollen, ist es an der Zeit, das dazu passende Schulungsformat auszuwählen. Sie können aus einer Vielzahl unterschiedlicher Formate wählen, wenn Sie eine Schulung vorbereiten: lehrergeführte Schulungen, virtuelles Klassenzimmer, E-Learning, Mobile Learning, Coaching, etc.

Je nachdem, welche Schulungsinhalte Sie anbieten werden, welche Hardware/Ausrüstung am Arbeitsplatz vorhanden ist und welche Räumlichkeiten sich für Präsenzschulungen eignen, können Sie auch verschiedene Schulungs-Aktivitäten in unterschiedlichen Formaten miteinander kombinieren.

Bei der Entscheidung für das geeignetste Schulungsformat sollten Sie die Anzahl der Teilnehmer, die Häufigkeit der Schulungen, die Kapazität der verfügbaren Schulungsorte und Ihr Budget berücksichtigen. Je exklusiver die Schulung ist, desto mehr erfordert sie einen persönlichen Ansatz mit persönlicher Anwesenheit. Das gilt dementsprechend auch und insbesondere für Führungsprogramme, weshalb viele Unternehmen diese primär in Form von Coaching-Sitzungen durchführen.

Wenn Sie hingegen eine groß angelegte Schulung aufbauen, die der Einführungs dient, sind Online-Kurse oder Schulungshandbücher besser geeignet. Mit Hilfe von Online-Kursen und Quizfragen können Sie die Grundlagen eines bestimmten Themas abdecken und überprüfen, ob Ihre Lernenden das neue Wissen behalten haben. Außerdem können Sie vorhandene Lehrmaterialien, Memos, Handbücher und Folien jederzeit wiederverwenden, indem Sie sie mit den richtigen Online-Schulungstools in Online-Kurse umwandeln.

Eines dieser Tools ist die iSpring Suite, mit der jeder im Handumdrehen normale Folien in vollwertige Online-Kurse verwandeln kann und so eine effektive Schulung vorbereiten kann. Wenn Sie Online-Schulungen bislang in PowerPoint entwickelt haben, müssen Sie nicht mal eine neue Software bedienen lernen. iSpring Suite basiert auf PowerPoint, Sie können also weiterhin mit Ihnen vertrauten Benutzeroberflächen arbeiten.

Außerdem können Sie mit den in iSpring Suite erstellten, folienbasierten Kursen eine breite Palette von E-Learning-Inhalten für jeden Schulungsplan erstellen: Kurse, Quizze, Interaktionen, Video-Tutorials, E-Books und Diagramme mit ansprechenden Hintergründen und Designs.

Wenn Sie eine Schulung vorbereiten und dafür iSpring Suite nutzen, könnte das Ergebnis so aussehen:

Das Tool erweitert die Funktionen von PowerPoint erheblich und ist besonders für all diejenigen praktisch, die weniger Zeit und Mühe in die Erstellung von Schulungsmaterialien investieren, aber dennoch ihre Lernenden einbeziehen möchten. Für mehr Details buchen Sie eine Demo und testen Sie es am besten im Rahmen des kostenlosen, 14-tägigen Testzeitraums.

7. Setzen Sie Ihren Plan in die Praxis um

Nun folgt der lang ersehnte Schritt, in dem der Schulungsplan tatsächlich in der Praxis umgesetzt wird und daraufhin die ersten Ergebnisse erzielt werden. Nach der endgültigen Genehmigung durch die Geschäftsleitung sollten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter, ihre Mentoren/Trainer/Ausbilder, Teamleiter und Abteilungsleiter problemlos auf die Schulungspläne zugreifen können.

Mithilfe eines Lernmanagement-Systems können Sie Ihre Mitarbeiter sofort in den Ablauf einbinden. Dabei handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der Lernende von jedem beliebigen Gerät aus an Kursen und Quizze teilnehmen, auf die Wissensdatenbank des Unternehmens zugreifen oder sich für bestimmte Schulungen eintragen können. Außerdem ermöglicht ein LMS wie iSpring Learn den Mitarbeitern, über alle geplanten Aktivitäten auf dem Laufenden zu bleiben und sich über anstehende Termine zu informieren, sodass Sie keine wichtigen Termine verpassen. 

Mitarbeiter können auf Schulungskurse zugreifen, sich die nächsten anstehenden Termine mit einem Mentor ansehen oder auch an einem geplanten Zoom-Schulung teilnehmen – alles gebündelt an einem Ort. Dadurch wird nicht nur das Schulung vorbereiten, sondern auch die Umsetzung nochmals deutlich erleichtert.

Wie bereits erwähnt, vermittelt eine effektive Schulung den Teilnehmern genau dann das jeweilige Wissen, wenn sie es benötigen. iSpring Learn kann neuen Mitarbeitern oder anderen Mitarbeitergruppen automatisch die erforderlichen Kurse zuweisen und Schulungskurse, Videos, Handbücher und andere Inhalte in einer bestimmten Reihenfolge bereitstellen. Sie müssen also nicht immer wieder von Grund auf eine Schulung vorbereiten und diese manuell zuweisen.

Jedes nachfolgende Material ist erst dann verfügbar, wenn das vorhergehende Kapitel abgeschlossen ist. Dadurch können Sie Ihren Schulungsplan genau so umsetzen, wie Sie es sich beim Schulung vorbereiten vorgestellt haben.

Diese und andere hilfreiche Funktionalitäten von iSpring Learn können Ihre Personalentwicklung drastisch verbessern und gleichzeitig den Zeit- und Kostenaufwand für Weiterbildungsmaßnahmen reduzieren.

8. Messen Sie die Effektivität Ihres Schulungsplans

Auf Grundlage der in Schritt 3 festgelegten Lernziele können Sie nun die Fortschritte Ihrer Lernenden bewerten. Haben sie alle Aufgaben erledigt, die ihnen gestellt wurden? Wie haben sie in Tests abgeschnitten, sofern es welche gab? Hatten sie genügend Zeit, oder haben sie länger als einen Tag, eine Woche oder die gesamte verfügbare Zeit gebraucht, um die Schulung zu durchlaufen?

In dieser Phase ist es außerdem wichtig, auch die Lernenden, Ausbilder und Mentoren um ihr Feedback zu bitten und den Schulungsplan ggf. anzupassen. Je nach Schulungsart können Sie die Lernenden beispielsweise fragen, was sie gelernt haben, ob sie den Unterschied zwischen Produkt A und Produkt B erklären können, wie sie die Unternehmensmission verstehen etc.

Um aussagekräftiges Feedback zu erhalten und keinen unnötigen Aufwand mit der Bearbeitung der Antworten zu haben, können Sie eine Online-Umfrage mit den folgenden Fragen erstellen:

FAQ über Schulungspläne

Lassen Sie uns noch einmal zusammenfassen, was wir zum Thema Schulung vorbereiten und die darauffolgende Umsetzung gelernt haben.

Was ist der Zweck eines Schulungsplans?

Kurz gesagt wird in einem Schulungsplan eine anstehende Schulung für eine bestimmte Position skizziert. Durch den Plan wird die Schulung in sich konsistent, standardisiert und innerhalb des Unternehmens replizierbar. Der Schulungsplan ist daher ein unerlässliches Hilfsmittel für alle Beteiligten, wenn Sie eine Schulung vorbereiten.

Was sind die Hauptbestandteile eines Schulungsplans?

Die grundlegenden Bestandteile eines Schulungsplans sind der Zeitplan für die Schulung, die verantwortlichen Personen, die Lernziele, die Schulungsaufgaben und die Lehrmaterialien.

Wie wird ein Schulungsplan erstellt?

Wenn Sie eine Schulung vorbereiten wollen, ist die effektivste Möglichkeit die Einführung von Schulungen über ein Learning Management System (LMS). Ein LMS wie iSpring Learn hilft auch dabei, die Durchführung von Schulungen weitgehend zu automatisieren und den Fortschritt der Mitarbeiter bei jeder Weiterbildungsmaßnahme nachzuvollziehen.

Kann ich zum Schulung vorbereiten eine Checkliste nutzen?

Ja, um den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen, ist das durchaus sinnvoll. Doch nicht nur das Schulung vorbereiten per Checkliste ist praktisch, auch bei der späteren Durchführung sind Checklisten unter anderem zur Kontrolle des Lernfortschritts effiziente Hilfsmittel. Auch hierbei ist Ihnen iSpring behilflich.

Zusammenfassung

Um eine erfolgreiche Schulung vorbereiten zu können, müssen Sie kein Raketenwissenschaftler sein. Nichtsdestotrotz erfordert es einige Überlegungen und einen Balanceakt zwischen den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter, den Zielen Ihres Unternehmens und den verfügbaren Ressourcen. Wenn Sie eine Schulung vorbereiten, sollten Sie daher nichts übereilen. Alles weitere ist eine Frage der Technik – oder der richtigen Software für Online-Schulungen. Sie begleitet Sie durch den gesamten Prozess, von den ersten Überlegungen über die Gestaltung und Durchführung bis hin zur späteren Evaluation. Sie erhalten den Überblick und Hilfsmittel, z.B. zum Schulung vorbereiten per Checkliste, aus einer Hand.

Möchten Sie Ihre Prozesse bei der Organisation und Durchführung von Mitarbeiterschulungen optimieren und einen reibungslosen Ablauf Ihrer Weiterbildungsmaßnahmen sicherstellen? Dann nutzen Sie die Vorteile des iSpring Learn LMS. Sie können auch eine Demo buchen und sich live davon überzeugen lassen, wie die Software Ihnen beim Schulung vorbereiten helfen kann.