HR Analytics Software: Zahlen, bitte!

Mit HR Analytics haben Personaler echte Fakten auf dem Bildschirm, die Entwicklungen erklären oder sogar prognostizieren. Anhand von Kennzahlen von Data Analytics in HR wird der Erfolg von Onboarding-Programmen, Schulungen und Personalentwicklungen gemessen – sind sie nicht ausreichend, muss nachjustiert werden. Und genau an dieser Stelle kommt das LMS iSpring Learn ins Spiel. Mit der Software können Unternehmen ihre Kennzahlen deutlich verbessern. Wie das funktioniert und wie sich das Tool in gängige HR Analytics Software integrieren lässt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition: HR Analytics ist Personalern ein Begriff

HR Analytics ist per Definition der Einsatz von Datenanalyse-Methoden und HR Analytics Tools im Bereich des Personalwesens, um strategische Entscheidungen zu unterstützen und die Effektivität der Personalarbeit zu steigern. Dabei werden über HR Analytics-Systeme datenbasierte People Analytics Einblicke und Informationen in verschiedene HR-Prozesse gewonnen, etwa in der Personalgewinnung, der Mitarbeiterbindung, der Leistungsbewertung und der Entwicklung von Talenten.

Durch die Reporting-Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen, wie etwa Bewerberdatenbanken, Mitarbeiterbefragungen, Leistungsbewertungen oder Abwesenheitsstatistiken, können in der HR Data Analytics Software Muster und Trends identifiziert werden. Diese Berichte ermöglichen es dem Unternehmen, fundierte strategische Entscheidungen auf der Basis von Kennzahlen zu treffen und personalbezogene Maßnahmen gezielt zu optimieren.

Vorteile von Data Analytics in HR

Schauen wir uns nun genauer die Vorteile von HR-Analytics-Tools an. Klar ist, dass People Analytics-Software Unternehmen und insbesondere das HR-Management vielfältige Vorteile bieten, die sich in verbesserten Entscheidungsprozessen, einer effektiveren Ressourcennutzung und einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit niederschlagen. 

Einige der zentralen Vorteile von Human Resources Analysetools sind:

Bessere Entscheidungen

Durch die Auswertung umfangreicher People Analytics Datenmengen in HR Analytics-Systemen können Unternehmen in ihrer Personalarbeit aufgrund vorliegender Informationen objektive Entscheidungen treffen. Anstatt sich auf subjektive Einschätzungen zu verlassen, nutzen HR-Abteilungen und Personalabteilungen datenbasierte People Analytics Einblicke und Informationen über das HR Analytics-System. Diese Berichte vermitteln ihnen ein genaues Bild über verschiedene Aspekte der Belegschaft und Unternehmensprozesse.

Effiziente Personalplanung

Online Analytics Tools ermöglichen es HR-Manager, Trends in der Belegschaft, wie Fluktuation, Abwesenheiten und Altersstruktur, zu beobachten und zukünftige Personalbedarfe in der laufenden HR-Arbeit, Personalverwaltung und Personalplanung besser vorauszuplanen.

Steigerung der Mitarbeiterbindung

Durch Analysen von Faktoren, die zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung beitragen, können Unternehmen in der Personalarbeit gezielt Maßnahmen ergreifen, um die Fluktuation zu reduzieren.

Effizientere Rekrutierung

Data Analytics-Software verbessert für HR-Manager die Auswahlprozesse, indem es HR-Abteilungen und Personalabteilungen erlaubt, den Rekrutierungserfolg vorheriger Maßnahmen und Kanäle zu bewerten. Sie erkennen mittels der HR Analytics-Software, welche Kanäle und Auswahlmethoden die besten Kandidaten hervorbringen und was im Personalmanagement Kosten spart.

Steigerung der Mitarbeiterleistung und -entwicklung

People Analytics-Software unterstützt die Identifikation von Leistungsfaktoren und -mustern, wodurch Entwicklungs- und Weiterbildungsprogramme mit einem klaren Ziel gestaltet werden können. Dies steigert die Produktivität und hilft, Potenziale optimal auszuschöpfen.

Verbesserung der Unternehmenskultur und Zufriedenheit

HR Analytics-Software hilft dabei, Faktoren der Unternehmenskultur messbar zu machen und zu optimieren. Durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und deren Auswertung können Unternehmen Stimmungen und Bedürfnisse besser verstehen und Maßnahmen ableiten, die das Arbeitsklima verbessern.

Beispiele für HR Analytics

Wie funktionieren nun Datenanalysen über HR Analytics-Systeme in der Praxis? Wir haben Ihnen hier drei konkrete Anwendungsbeispiele für HR Analytics-Software vorbereitet, die Ihnen einen Einblick geben. 

1. Vorhersage der Mitarbeiterfluktuation

HR Analytics-Software kann genutzt werden, um die Wahrscheinlichkeit zu berechnen, mit der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen werden. Dabei werden über die HR Analytics-Software historische Daten und Fakten analysiert, etwa zur Dauer der Unternehmenszugehörigkeit, zur Anzahl der Beförderungen, zu Gehaltsanpassungen, zur Arbeitszufriedenheit und zu Fehlzeiten. Mithilfe dieser Reporting-Daten und Fakten aus dem HR Analytics-System kann das Unternehmen in der Personalarbeit Risikofaktoren identifizieren und Trends erkennen, die auf eine erhöhte Fluktuationswahrscheinlichkeit hinweisen.

2. Optimierung des Recruiting-Prozesses

HR Analytics-Software kann den gesamten Recruiting-Prozess datenbasiert optimieren. Anhand von Daten zu Bewerbungsquellen, Zeit bis zur Besetzung offener Positionen, Auswahlmethoden und der Leistung von Neueinstellungen im ersten Jahr können Unternehmen mit HR Analytics-Software feststellen, welche Kanäle die besten Kandidaten anziehen und welche Auswahlverfahren am effektivsten sind.

3. Analysen der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität

Mithilfe regelmäßiger Mitarbeiterbefragungen, Datenerhebungen und Produktivitätsdaten können Unternehmen mit einer HR Analytics-Software Muster erkennen, wie bestimmte Arbeitsbedingungen, Teamkonstellationen oder Führungskräfte die Zufriedenheit und Leistung beeinflussen.

HR Data Analytics Software: Integration

Machen wir nun den Software-Vergleich und schauen, wie Sie das LMS iSpring Learn in die drei folgenden HR Software-Lösungen integrieren können.

OrangeHRM

Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf durch die Verbindung von OrangeHRM und iSpring Learn. Diese Integration automatisiert die Mitarbeiterverwaltung, Personalverwaltung und spart Ihnen Zeit und Mühe. Synchronisieren Sie Abteilungen und Mitarbeiterdaten, und automatisieren Sie Schulungszuweisungen.

So aktivieren Sie die Integration

1. Gehen Sie zum Abschnitt iSpring Learn Services und klicken Sie auf Integrationen → Benutzersynchronisation. Suchen Sie dann OrangeHRM und klicken Sie auf Mehr erfahren.

2. Hinterlassen Sie eine Anfrage und ein Manager wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

3. Sobald Sie die Integrations-App erworben haben, gehen Sie zurück zu iSpring Learn. Geben Sie dann die OrangeHRM-Serveradresse (API URI), client_id und client_secret ein.

Sie finden die Daten in Ihrem OrangeHRM-Konto. Gehen Sie zu HR Administration → Konfigurationen → Authentifizierung → OAuth Clients.

Kopieren Sie Client Id und Client Secret.

4. Wählen Sie im Feld OrangeHRM API Version eine der beiden API-Versionen aus:

• OrangeHRM Open Source
• OrangeHRM Unternehmen

5. Klicken Sie dann auf Verbinden.

Sehr gut! Sie haben die Integration aktiviert. Als Nächstes müssen wir die Synchronisierung einrichten.

So richten Sie die Synchronisierung ein

1. Wählen Sie Abteilungen aus, um Mitarbeiterdaten mit iSpring Learn zu synchronisieren.

2. Wählen Sie im Abschnitt Beschäftigungsstatus den Status aus. Benutzer mit den ausgewählten Status werden während der Synchronisierung zu iSpring Learn hinzugefügt.

Sobald ein Benutzer einen bestimmten Beschäftigungsstatus erhält, wird er entsprechend seinem Status automatisch für die Schulung angemeldet.

3. Schreiben Sie eine Nachricht, in der Sie neue Benutzer dazu einladen, sich bei ihren Konten anzumelden.

4. Aktivieren Sie im Abschnitt Synchronisierungszeitplan die automatische Synchronisierung. Sie können die Synchronisierung so einstellen, dass sie bis zu dreimal am Tag stattfindet, und die Uhrzeit für die Synchronisierung wählen.

5. Im Bereich Protokolle finden Sie eine Dropdown-Liste mit den bereits durchgeführten oder noch laufenden Synchronisierungen sowie deren Zeitpunkt und Status.

6. Wenn Sie auf das Download-Symbol klicken, wird ein Textdokument heruntergeladen. Sie sehen die Protokolle der ausgewählten Synchronisierung im Format einer Liste von JSON-Objekten.

Perfekt! Sie haben die Synchronisierung eingerichtet.

Bitrix24

Bitrix24 ist eine der besten Software-Plattformen für Online-Zusammenarbeit, Automatisierung und Marketing, die wir uns nun im Vergleich anschauen. Mit der Integration können Sie Mitarbeiter- und Organisationsstrukturdaten automatisch von Bitrix24 zu iSpring Learn übertragen.

Um diese Integration zu aktivieren, installieren Sie die iSpring Learn App vom Bitrix24 Marketplace. Nach der Bezahlung wird ein iSpring-Manager die Integration für die Datensynchronisation aktivieren.

So installieren Sie die App:

1. Loggen Sie sich in Ihr Bitrix24-Konto ein und gehen Sie auf den Reiter Apps.

2. Klicken Sie auf Mehr erfahren, um Bitrix24 Market zu öffnen.

3. Geben Sie iSpring Learn in die Suchleiste ein oder verwenden Sie einen der folgenden Links zu den Modulen:

• iSpring Integrationsmodul für Bitrix24 for com.accounts
• iSpring Integrationsmodul für Bitrix24 for eu.accounts

4. Öffnen Sie dann die App und klicken Sie auf Installieren.

5. Geben Sie Ihren Bitrix24-Kontonamen ein. 

6. Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung und die Datenschutzrichtlinie und klicken Sie erneut auf Installieren.

7. Geben Sie auf der Seite Einstellungen für die Synchronisierung von iSpring Learn und Bitrix24 die URL des Administratorkontos sowie Login und Passwort ein.

8. Geben Sie anschließend im Abschnitt Synchronisierungszeitplan den Zeitpunkt ein, zu dem die Mitarbeiterdaten von Bitrix24 mit iSpring Learn synchronisiert werden sollen. Wählen Sie die Zeit im Feld Erster Start in UTC. Die Synchronisierung wird einmal täglich zu dieser Zeit erfolgen. Wenn Sie die Daten zweimal am Tag aktualisieren müssen, z.B. morgens und abends, geben Sie die zweite Uhrzeit im Feld Zweiter Start in UTC an.

9. Klicken Sie auf Speichern.

10. Wählen Sie die Abteilungen aus, die Sie synchronisieren möchten.

11. Folgen Sie dem Link am oberen Rand des Bildschirms und Sie werden zum Antragsformular weitergeleitet.

12. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer in das Formular ein. Klicken Sie dann auf Senden.

Erledigt! Der iSpring-Manager wird Sie kontaktieren, um die weiteren Schritte zu besprechen.

Bamboo HR

BambooHR ist eine Plattform, die Personalabteilungen und Personalverantwortliche in ihrer HR-Arbeit nutzen, um alltägliche Aufgaben zu organisieren und ihr Talent Management zu entwickeln. Die Verbindung von iSpring Learn LMS und BambooHR ermöglicht es Ihnen, sowohl Schulungs- als auch HR-Prozesse an einem Ort zu halten.

So aktivieren Sie die Integration

1. Um diese Integration zu aktivieren, geben Sie Ihr BambooHR Access Token und Ihre Subdomain ein.

2. Um ein Zugangstoken (API-Schlüssel) zu generieren, loggen Sie sich in Ihr BambooHR-Konto ein und klicken Sie auf Ihr Foto in der oberen rechten Ecke der Seite. Wählen Sie in dem sich öffnenden Menü API-Schlüssel.

3. Klicken Sie anschließend auf Neuen Schlüssel hinzufügen.

4. Geben Sie dann den Namen Ihres API-Schlüssels ein und klicken Sie auf Schlüssel generieren.

5. Fügen Sie nun Ihr Zugriffstoken ein und geben Sie Ihre Subdomain an.

Wenn Ihre BambooHR-Adresse zum Beispiel https://mycompany.bamboohr.com ist, lautet die Subdomain – mycompany

6. Klicken Sie auf Verbinden, um die Integration zu aktivieren.

So verbessern Sie Ihre Rekrutierungskennzahlen mit iSpring Learn LMS

Ein Lernmanagementsystem ist die Grundlage eines ganzheitlichen Schulungsprozesses: Materialien speichern, Lernende einschreiben, ihnen Kurse zuweisen, Schulungsergebnisse sammeln und vieles mehr. Für das HR-Team ist das richtige LMS ein unverzichtbares Tool: Es erspart den Mitarbeitenden lästige, sich wiederholende Aufgaben und ermöglicht ihnen, sich auf die Personalentwicklung zu konzentrieren.

iSpring Learn ist eine All in one-Lösung, die die notwendigen Schulungen in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus erleichtern kann. Mit Hilfe von iSpring Learn können Sie einer großen Anzahl von Lernenden Wissen vermitteln und neue Mitarbeiter in jeder Position bewerten. Schauen wir uns nun die drei verschiedenen Typen von neuen Mitarbeitenden anhand ihrer Rolle an und wie ein LMS die HR Analytics-Software unterstützt.

Nicht qualifizierte Fachkräfte

Die Einstellung dieser Kategorie von Arbeitnehmern weist einige Besonderheiten auf. Erstens muss es schnell gehen. Zweitens setzt die Einstellung keine vorherige Bewertung und Auswahl der Bewerber voraus. Drittens ist die Skalierung groß, so dass die Einstellungskosten so niedrig wie möglich sein sollten. Unter diesen Umständen besteht die Hauptaufgabe eines Unternehmens darin, einen neuen Mitarbeiter schneller voll produktiv zu machen.

Mit iSpring Learn können Sie die HR-Kennzahlen im HR Analytics-System wie folgt verbessern:

• Optimierung des Onboardings: Nehmen wir an, Sie stellen einen neuen Kassierer ein. Wenn dieser keine Erfahrung hat, braucht es einige Zeit und die Unterstützung eines Kollegen, um ihn in die Bedienung einer Registrierkasse einzuweisen. Stattdessen können Sie in iSpring Learn einen Online-Kurs oder ein Video-Tutorial über die Bedienung einer Registrierkasse hochladen. Weisen Sie neue Mitarbeiter an, diese vor dem ersten Arbeitstag auf ihrem Smartphone zu absolvieren.
• Skalieren Sie Ihr Training für neue Mitarbeitende: Sie können im Rahmen des Einstellungsprozesses auch obligatorische Schulungsmaterialien in das LMS aufnehmen. Sicherheitsregeln am Arbeitsplatz, Unternehmensrichtlinien oder Arbeitsanweisungen: Alle diese notwendigen Unterweisungen und Schulungen können Sie in Form von Online-Kursen in der Software bereitstellen. Mit dem LMS können Sie diese immer wieder für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwenden. Mit einem Autorentool wie iSpring Suite erstellen Sie die notwendigen Online-Kurse selbst und laden sie in das LMS hoch.

Wenn Sie selbst einmal sehen möchten, wie die Zuweisung von Schulungsmaterialien über die LMS-Plattform iSpring Learn funktioniert, nutzen Sie gern die Demo von iSpring Learn. Und wenn Sie die Plattform eigenständig ausprobieren möchten, dann testen Sie iSpring Learn 30 Tage lang kostenlos.

Qualifizierte Fachkräfte/mittleres Management

Diese Kategorie von Arbeitnehmern ist das Herzstück eines jeden Unternehmens und steht immer im Mittelpunkt des Interesses. In der heutigen Welt ist ein vermehrtes Job-Hopping zu beobachten, und die Bindung qualifizierter Mitarbeiter ist eine der Prioritäten für Unternehmen. So können Sie die Anpassung und Bindung neuer Mitarbeiter verbessern.

Mit iSpring Learn können Sie die HR-Kennzahlen im HR Analytics-System wie folgt verbessern:

• Unternehmenskultur leben: Erstellen Sie Kurse über die Unternehmenskultur Ihres Unternehmens und teilen Sie diese mit Ihren neuen Mitarbeitern über die Software. Sie können diese Kurse in iSpring Learn hochladen und die neuen Mitarbeitenden dazu einladen, sie während des Onboarding-Prozesses zu absolvieren. Auf diese Weise erhalten die zukünftigen Mitarbeiter einen Eindruck von Ihrem Unternehmen und Sie erkennen, wer zu Ihnen passt.
• Führen Sie Tests vor der Einstellung durch: Sie können den Auswahlprozess verbessern, indem Sie die Kenntnisse und Kompetenzen Ihrer Bewerber in der Software testen. Die Bewertung der Erfahrungen der Bewerber im LMS hilft Ihnen, Qualifikationslücken zu erkennen und zu verstehen, wie Sie bei der Einstellung vorgehen müssen. iSpring Learn liefert Ihnen alle dafür erforderlichen Antwortstatistiken.
• Zuweisung von berufsspezifischen Kursen: Abteilungsleiter wollen keine Nacharbeit im Arbeitsalltag leisten, weil die Mitarbeiter nicht ausreichend qualifiziert sind. Daher ist es unablässig, dass Sie Ihr Personal im Rahmen des Einstellungsverfahrens schulen sollten. Ausreichende Mitarbeiterschulungen können dazu beitragen, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erweitern, die Abwanderung zu verringern und die Loyalität zum Unternehmen zu erhöhen.

Führungskräfte und leitende Angestellte

Die Ausbildung von Führungskräften oder Mitgliedern der Unternehmensleitung ist relativ lang und sollte systematisch erfolgen. Die Zusammenstellung von Kursen in einem einzigen, auf sie abgestimmten Programm ist mit einem LMS möglich. Eine solche Reihe von Kursen, Quizfragen und anderen Materialien wird als Lernpfad bezeichnet.

Das sollte ein solcher Lernpfad in der Learning Software enthalten:

• Kurs zur Unternehmenskommunikation: Hier geht es um die „Spielregeln“ in einem Unternehmen. Im Kurs über Unternehmenskommunikation wird mithilfe passender Darstellungsmöglichkeiten erklärt, wie das Unternehmen arbeitet, kommuniziert und seine Marke aufbaut. Ein solcher Kurs kann z.B. die E-Mail-Richtlinien des Unternehmens in Bezug auf Anhänge und Formate sowie andere Details enthalten.
• Materialien zu den Unternehmenswerten: Diese Begrüßungskurse vermitteln, welche Werte und Begriffe für das Unternehmen wichtig sind.
• Kurs zur Produktkenntnis: Diese Produkt-Kurse werden von den Führungskräften in der Regel innerhalb eines längeren Zeitraumes absolviert und sind möglicherweise nicht so funktionsorientiert wie die Kurse für die Mehrheit der Mitarbeiter.
• Feedback-Gespräche: In regelmäßigen Meetings oder Online-Feedbacks, die mindestens wöchentlich über die Software durchgeführt werden, kann der Fortschritt des Onboardings analysiert werden.

Fazit: Big Data effizient nutzen

HR Analytics-Software ist die Datenbasis und Grundlage für ein zukunftsorientiertes Unternehmen, das sein Onboarding und Talent Management professionalisieren und Fachkräfte binden möchte. Während die HR Analytics-Software die Daten und HR-Kennzahlen liefert, kann eine LMS wie iSpring Learn zur Optimierung der Zahlen eingesetzt werden. Durch Integration der Plattform in die bestehende HR Software können Schulungen und Feedbacks über das LMS direkt in das Herz der HR übertragen werden.

Sie möchten wissen, wie es funktioniert? Dann testen Sie iSpring Learn jetzt mit der kostenlosen 30-tägigen Testversion oder fordern Sie eine Live-Demo an, um Ihre Möglichkeiten zur Erweiterung der HR Analytics kennen zu lernen.