Compliance-Schulung für Mitarbeiter: Definition und Best Practice

Empfinden Sie eine Compliance-Schulung Ihres Unternehmens wirklich als nervend? Aus der Sicht des Arbeitgebers mögen derartige Unternehmensschulungen und Online-Compliance-Schulungen wie eine Ablenkung von den wichtigsten, profitablen Aspekten der Führung eines Unternehmens sowie als unnötige Kosten erscheinen. Und Mitarbeitern mag es nur wie zusätzliche Arbeit, eine Ablenkung von ihren Hauptaufgaben und eine sinnlose Formalität vorkommen. Aber diese Denkweise ist – auf beiden Seiten – kurzsichtig.

In diesem Artikel werden wir erläutern, was Compliance-Schulungen für Mitarbeiter sind, warum die Einhaltung der Regeln sowohl für Mitarbeiter als auch Unternehmen wichtig sind und wie Sie Compliance-Trainings effektiver gestalten.

Was ist eine Compliance-Schulung?

Gemäß dem Online-Lexikon Merriam-Webster wird Compliance definiert als „die Handlung oder der Prozess der Erfüllung eines Wunsches, einer Forderung, eines Vorschlags oder einer Regelung“. Anders ausgedrückt; die Bedeutung und Aufgabe liegt in der „Konformität bei der Erfüllung behördlicher Anforderungen“. Damit liegt Ihnen eine gute Definition des Begriffs „Compliance Trainings“ vor.

Ist Compliance Pflicht?

Diese Verfahren unterscheiden sich in ihrer Art und ihren Vorschriften oft branchenspezifisch: In vielen Fällen ist eine Corporate Compliance auch staatlich vorgeschrieben und gilt branchen- oder unternehmensübergreifend. Viele Unternehmen stellen Compliance Officers für die Rolle der Überwachung ein oder richten ganze Compliance-Abteilungen ein, die zu wiederkehrenden Stichtagen und Präsenz-Terminen Compliance-Schulungen anbieten.

Warum sind Compliance-Schulungen wichtig?

Organisationen haben eine soziale Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitenden und der Öffentlichkeit. Von der Gewährleistung eines sicheren Arbeitsplatzes ohne Mobbing oder Belästigungen bis hin zum Schutz der Verbraucherdaten und der Einhaltung der Privatsphäre läuft Ihr Unternehmen immer Gefahr, seinen Ruf zu ruinieren, gesetzliche Vorschriften zu verletzen und im schlimmsten Fall geschlossen zu werden. Mit anderen Worten: Compliance-Schulungen sind der Kern des Risikomanagementsystems Ihres Unternehmens, eine Compliance-Organisation ist ein absolutes Muss und Aufgabe jedes größeren Unternehmens.

Compliance-Schulungen sind aus vielen Gründen wichtig, darunter:

• Schaffen sicherer Arbeitsplätze;
• Steigerung der Produktivität;
• Reduzierung von Fehlzeiten (z. B. aufgrund von Verletzungen, psychischen Problemen usw.);
• Schutz des Rufs Ihres Unternehmens.

Abgesehen von all diesen Vorteilen zeigen Compliance-Schulungen Ihren Mitarbeitern, dass Sie nicht nur ihre Würde respektieren, sondern dass Sie ein seriöses Unternehmen sind, das ernst genommen werden sollte.

Compliance-Training: Themen

Egal in welchem Bereich Sie tätig sind, Compliance-Schulungen sollten ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen und Ressourcen eingeplant werden. Trainings als Webinar, Seminare und Schulungen als Online-Kurse: Die Kursvielfalt, die Art und die Themen sind riesig. Die Branche, die Aktivitäten und der Standort beeinflussen gemeinsam, in welchen Bereichen Mitarbeitende konform sein sollten und welche Art von Online-Schulung Sie durchführen müssen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Hier sind einige Beispiele für Kurse und Seminare zu behördlichen Vorschriften, Themen und branchenspezifischen Compliance-Richtlinien.

Anti-Belästigung

Compliance-Schulungsprogramme zur Bekämpfung von Belästigung vermitteln Grundlagen wie etwa Unternehmensrichtlinien und Maßnahmen zur Reaktion auf Vorfälle von Mobbing, Belästigungen und sexueller Belästigung. Sie sollten klar definieren, was Belästigung ist, und alle damit verbundenen Verhaltensweisen und Vorschriften umreißen. Darüber hinaus sollten Online-Schulungen zur Bekämpfung von Belästigungen wirksame Strategien zur Reaktion auf Mobbing und Belästigung sowie Interventionsstrategien umfassen.

Diversitätstraining

Diversitätstraining geht weit über politische Korrektheit hinaus. Es betont vielmehr die Stärken von Diversität und befasst sich mit der Arbeit mit Menschen unterschiedlicher Ethnien, Geschlechts, sexueller Orientierung, Alter, geistiger oder körperlicher Fähigkeiten usw. Da Diversität eine Stärke ist, sollten Ihre Mitarbeiter sich ein gewisses Know-How erarbeiten, wie sie die wertvollen Inputs und Perspektiven, die ein vielfältiger Arbeitsplatz mit sich bringen kann, effektiv nutzen können. Darüber hinaus sollte Ihr Schulungsprogramm auch darauf eingehen, wie unterschiedliche Demografien in der Literatur, den Dokumenten und den Marketinginhalten Ihres Unternehmens dargestellt werden sollen.

Datenschutz & Schutz der Privatsphäre

Um die Compliance im Unternehmen sicherzustellen, sollte Ihr Schulungsprogramm zunächst zwischen Informationen zur Identifizierung von Personen und personenbezogenen Daten unterscheiden und erklären, wie und warum diese Informationen verwendet werden. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wie sie mit Daten außerhalb der Umgebung ihrer Arbeit (z. B. mobile Geräte) sicher umgehen und was bei einem verlorenen oder gestohlenen mobilen Gerät zu tun ist.

Cybersicherheit

Cybersicherheit und Datenschutz/Schutz der Privatsphäre überschneiden sich in den Themen natürlich, aber es lohnt sich trotzdem, beide Themen in verschiedene Compliance-Trainingsprogramme zu unterteilen. Diese Programme sollten die effiziente Verwaltung der schnell wachsenden Menge sensibler und/oder vertraulicher Informationen beinhalten und das Personal in den Strategien, Werkzeugen, Vorschriften und Systemen schulen, die zum Schutz der Identität von Personen und personenbezogenen Daten erforderlich sind.

Geschäftsethik

Jedes Unternehmen muss einen Ethikkodex erstellen, der Richtlinien für Disziplinarmaßnahmen enthält. Es sollte beschreiben, wie Ihr Unternehmen Korruption und Betrug definiert, sowie Grauzonen und Interessenkonflikte abdecken. Grundsätzlich sollten Ihre Ethik- und Compliance-Schulungsprogramme Schulungen zur Risikobewertung, Methoden zur Förderung von Whistleblowing, Verantwortlichkeitsstrukturen und ein System zum Umgang mit Grauzonen/Interessenkonflikten umfassen.

Arbeitssicherheit

Während bestimmte Branchen, Berufsbezeichnungen und Umgebungen zusätzliche Risiken in Bezug auf die physische Sicherheit bergen, muss selbst Ihre Standard-Büroumgebung die grundlegenden Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz erfüllen. Ob es sich um Schulungen zu Erste-Hilfe-Maßnahmen oder um allgemeine Vorsichtsmaßnahmen bei durch Blut übertragenen Krankheitserregern handelt: Mitarbeiter sollten lernen, was sie sind und die entsprechenden Reaktionen/Verhaltensweisen kennen. Darüber hinaus sind Themen wie Brandschutz und Notfallvorsorge (z. B. bei Erdbeben, bei bewaffneten Eindringlingen usw.) übergreifend. Keiner ist vollständig immun gegen diese Risiken.

Compliance Online Training erstellen

Nun, da Sie wissen, was alles Compliance-Schulungen sind und einige der verschiedenen vorhandenen Programme und Themen kennen, ist die nächste Frage, wie Sie sie Ihren Mitarbeitern anbieten können? Einige Unternehmen verwenden noch immer zeitaufwändige und mühsame papierbasierte Methoden und Präsenz-Veranstaltungen. Das ist eine Verschwendung an Ressourcen. Es gibt jedoch einen viel effektiveren Weg, Ihren Mitarbeitern Wissen und Themen zu vermitteln, und zwar über E-Learning-Kurse. Durch die Bereitstellung von Online-Compliance-Schulungen können Sie diese automatisieren, Zeit und Geld sparen und das Lernen viel interessanter gestalten.

Hier sind einige hilfreiche Schritte zur Automatisierung von Unternehmensschulungen. Erfahren Sie, wie Sie Online-Compliance Trainings auf deutsch erstellen können.

Schritt 1: Entwickeln Sie Ihre Kurse

Wenn Sie bereits Compliance-Schulungen für Ihre Mitarbeiter durchgeführt haben, verfügen Sie wahrscheinlich über alles an notwendigen Informationen, wie PDF-Dateien zu Schulungsanforderungen in OSHA-Standards oder lange Videovorträge über Diskriminierung am Arbeitsplatz. Sie können all diese verwenden, um ein komplettes Online-Trainingsprogramm zu erstellen.

Die Entwicklung eines Trainingsprogramms erfordert viel Planung. Als erstes müssen Sie klar definieren, zu welchen Themen Sie Kurse erstellen müssen. Dann müssen Sie den Zweck und die Zielgruppe jedes Kurses bestimmen, ein Szenario erstellen, ein Skript schreiben und visualisieren, wie jede Folie aussehen wird – normalerweise in Form eines Storyboards. Ebenso müssen Sie möglicherweise mit Fachexperten und Juristen zusammenarbeiten, die sicherstellen und überprüfen können, ob die Schulungsmaterialien den Rechtsvorschriften entsprechen.

Um mehr über all diese Aspekte der Entwicklung von E-Learning-Inhalt zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Erstellen von E-Kursen.

Nachdem Sie den Planungs- und Inhaltserstellungsprozess abgeschlossen haben, können Sie mit der eigentlichen Entwicklung beginnen. Es gibt eine Reihe von E-Learning-Autorentools, die Ihnen bei der Automatisierung dieses Prozesses helfen.

iSpring Suite ist beispielsweise ein leistungsstarkes Autorentool, das in der PowerPoint-Umgebung funktioniert, was bedeutet, dass es einfach zu navigieren ist, da die meisten Leute PowerPoint zuvor verwendet haben. Sie können ganz einfach Text hinzufügen und ihn um relevante Multimedia-Inhalte, einschließlich Video, Audiokommentare und Screencasts, ergänzen.

Unser Angebot: Sehen Sie sich eine Demo der iSpring Suite an, um einen ersten Eindruck von diesem Produkt zu gewinnen. Alle diese Funktionen und noch mehr können Sie 14 Tage lang kostenlos testen.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie iSpring Suite für Compliance-Schulungen verwenden können.

In diesem Compliance-Kurs zum Thema Brandschutz tauchen die Mitarbeiter mitten in ein alltägliches Büroszenario ein, in dem sie lernen, Brandgefahren zu erkennen, eine Brandschutzrisikobewertung durchzuführen und bei einem etwaigen Ausbruch auf ein Feuer zu reagieren. Durch die Verwendung mehrerer interaktiver Elemente in einer simulierten Umgebung fühlt sich das Compliance-Training weniger als eine lästige Pflicht an, sondern eher wie ein „Wählen Sie Ihr eigenes Abenteuer“-Spiel. Einen kurzen Überblick über den Kurs können Sie sich unten ansehen.

Interaktionen

Um das Wissen wirklich zu festigen, müssen Ihre Lernenden mit dem Kurs interagieren. Passives Lernen, bei dem den Lernenden Informationen einfach ohne bidirektionalen Fluss präsentiert werden (d.h. Training → Lernender und Lernender → Training), wird typischerweise nicht gelernt und sehr schnell wieder vergessen. Das ist das Letzte, was Sie brauchen, gerade bei Compliance-Schulungen, bei denen doch eine entsprechende Haftungsverantwortung vorliegt.

Mit iSpring Suite können Sie eine Vielzahl von Interaktionen für Ihr Staff Training erstellen oder einbinden. So können Sie zum Beispiel über die Interaktionen „Schritte“ Ihren Mitarbeitern eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verhalten im Falle eines Terroranschlags an die Hand geben.

Oder Sie können die Registerkarten „Interaktion“ verwenden, um die Whistleblower-Fälle für einen Kurs zur Geschäftsethik zu skizzieren.

Simulierte Szenarien

Apropos Szenarien: Menschen lernen am besten durch Erfahrung. Und mit Compliance-Schulungen können Sie ganz einfach simulieren, was Sie in unidealen Situationen tun würden und was alles an Reaktion möglich ist. Zur Bereitstellung realistischer Szenarien gehört auch Storytelling.

Mit iSpring Suite erstellen Sie einfach verzweigte Szenarien und Dialogsimulationen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Mitarbeiter für die Regeln und Gesetze zu Lebenssicherheit, ethischen Fragen, Inklusion und einigen anderen Compliance-Themen zu sensibilisieren.

Hier ist ein Beispiel für einen Kurs mit simulierten Szenarien zum Umgang mit bewaffnetem Raubüberfall:

Quiz

Schließlich müssen Sie bei der Entwicklung Ihrer Kurse Maßnahmen zur Überprüfung berücksichtigen. Gibt es einen besseren Weg, um das Lernen zu verstärken und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter überprüft werden, als mit Quiz und Beurteilungen? Mit iSpring Suite können Sie spannende Quizfragen mit Drag-and-Drop, Matching- oder Sequencing-Spielen, Lückentexten und mehr erstellen.

Hier ist eine Folie aus dem Quiz zum Thema Brandschutz:

Natürlich können Sie einen vorgefertigten Brandschutzkurs und einige andere Standardkurse zu Compliance-Themen kaufen, aber nur von Ihnen verfasste Kurse spiegeln die Besonderheiten Ihres Unternehmens wider. Das Beste daran ist: Sobald Sie Ihren E-Learning-Compliance-Kurs mit iSpring Suite erstellt haben, gehört er Ihnen ein Leben lang! Sie müssen Ihr Compliance-Weiterbildungsprogramm im Unternehmen nur einmal entwickeln. Es kann für neue Mitarbeiter immer wieder verwendet und/oder einfach angepasst werden, um sicherzustellen, dass Ihre Compliance-Kurse mit gesetzlichen Änderungen und Standards auf dem neuesten Stand bleiben.

Schritt 2: Laden Sie Ihre Kurse in ein LMS hoch

Sobald Ihr Kurs fertig ist, müssen Sie ihn an Ihre Mitarbeiter verteilen. Am einfachsten und komfortabelsten geht das, wenn Sie einen Kurs in ein Learning Management System (LMS) hochladen. LMS sind das Gateway oder Portal, über das Ihre Mitarbeiter auf Ihr Unternehmensschulungsprogramm zugreifen können. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Kurse zu organisieren, Ihre Lernenden zu verwalten und deren Fortschritte, Aktivitäten und Ergebnisse zu verfolgen.

Wenn Sie noch kein LMS haben, können Sie iSpring Learn ausprobieren. iSpring Learn LMS ist ein leistungsstarkes LMS für die Schulung von Mitarbeitern. Bei einer Live-Demo können Sie sich selbst von den umfangreichen Funktionen überzeugen. Neben den grundlegenden LMS-Optionen bietet es einige Funktionen, mit denen Sie das Compliance-Training noch effektiver gestalten können.

Flexible Struktur

Mit iSpring Learn können Sie Ihre Mitarbeiter in Filialen einteilen, die Ihre Unternehmensstruktur widerspiegeln. Diese Option kann hilfreich sein, wenn Sie mehreren Abteilungen unterschiedliche Compliance-Kurse zuweisen oder verschiedene Inhaltstypen an Personen und Führungskräfte verteilen müssen, die in Staaten arbeiten, in denen die unterschiedlichen Gesetze gelten.

Einen Kurs zuweisen

Mit iSpring Learn können Sie Ihre Mitarbeiter schnell und einfach einem Kurs zuweisen. Das LMS bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Mitarbeiter manuell nach Namen hinzuzufügen oder eine Gruppe hinzuzufügen, indem Sie mit erweiterten Parametern suchen. Sie können auch spezifische Regeln festlegen, die es dem LMS ermöglichen, alle neuen Mitarbeiter zu sammeln und sie automatisch in Ihre Compliance-Schulungen einzuschreiben, wenn sie beispielsweise einer Gruppe „Neueinstellungen“ hinzugefügt wurden.

Wiederkehrende Anmeldungen

Kurse müssen oft wiederholt an Mitarbeiter vergeben werden. Sie möchten beispielsweise, dass sich Ihre Mitarbeiter regelmäßig über Sicherheitsregeln oder andere Compliance-Themen informieren. Wenn Ihnen die Idee nicht gefällt, Benutzer jedes Mal manuell zu registrieren, können Sie automatische Wiedereinschreibungen für Kurse einrichten, die sich in bestimmten Abständen wiederholen.

Blended Learning

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Sie Blended Learning (integriertes Lernen) einbauen können (das Elemente sowohl aus dem asynchronen als auch aus dem synchronen Lernen entlehnt). So können Sie beispielsweise direkt im LMS Compliance-Seminare als Veranstaltungen mit Ihren Mitarbeitern vereinbaren, in denen Sie sie über neue Unternehmensrichtlinien oder behördliche Gesetze informieren und prüfen, ob alle anwesend waren.

Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, das Mitarbeiter in verschiedenen Regionen oder sogar auf der ganzen Welt hat, möchten Sie vielleicht Ihre Kollegen online treffen. Da iSpring Learn in Zoom integriert ist, können Sie Meetings direkt aus dem LMS heraus veranstalten.

Melden Sie sich für eine kostenlose Live-Demo oder die 30-Tage-Testversion von iSpring Learn an und erfahren Sie, ob es für Ihr Unternehmen geeignet ist!

Schritt 3: Verfolgen Sie die Ergebnisse der Lernenden

Dieser Schritt erfolgt, kurz nachdem Sie Ihre Kurse in Ihr LMS hochgeladen und an Ihre Auszubildenden verteilt haben. Beachten Sie, dass bei der Auswahl Ihres LMS die Tracking- und Berichtsfunktionen im Vordergrund stehen. Ohne zuverlässiges Tracking und Reporting tappen Sie im Dunkeln, wenn es darum geht, Probleme mit Ihren Trainingsprogrammen zu diagnostizieren und vor allem, wie Sie sie für Compliance-Weiterbildungen verbessern können.

Mit iSpring Learn behalten Sie die Ergebnisse der Lernenden im Blick. Sie können so wichtige Dinge verfolgen wie:

• Kursfortschritt & Abschlussquoten
• Ergebnisse/Punktzahlen der Lernenden
• Details zu Versuchen und Antworten
• Benutzerfeedback

Und vieles mehr!

Sehen Sie sich diesen Beispiel-Kursverlaufsbericht an. Sie finden umfassende Informationen zu Ihren hochgeladenen Kursen, mit denen Sie sehen können, wie viele Ihrer Benutzer bestimmte Kurse begonnen und beendet haben, wie viele überfällig sind und vieles mehr. Von hier aus können Sie auf einzelne Kurse klicken, um detaillierte Informationen zu erhalten.

Diese Metriken sind unbestreitbar wichtig, da sie zeigen, wie engagiert Ihre Lernenden sind. Wenn Ihre Benutzer beispielsweise nur langsam Fortschritte machen oder ihre Kurse nicht abschließen, liegt möglicherweise ein Problem vor, das durch Ihre Kursinhalte behoben werden muss. Wenn Ihre Mitarbeiter die Ziele mit niedrigen Punktzahlen erreichen, sind Ihre Compliance-Inhalte möglicherweise ansprechend, verfehlen jedoch das Ziel. Vielleicht müssen Sie diese stärker auf Ihre Lernziele ausrichten oder den Fokus Ihres Kurses stärker eingrenzen.

Wie auch immer, die Überwachung Ihrer Benutzer, was sie sich ansehen und wie lange sie verschiedene Teile Ihres Kurses ansehen, wird Ihnen dabei helfen, festzustellen, was funktioniert und wo noch gearbeitet werden muss!

Top 5 Сompliance Schulungsinhalte

Es gibt klassische Themen und Begriffe, die in Compliance-Schulungen verhandelt werden. Hier finden Sie zu den Top-5-Themen Beispiele für Inhalte, die Sie in kurzen, informativen und effektiven Compliance Trainings vermitteln können.

Thema: Datenschutz und IT-Sicherheit

• Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen der DSGVO
• Schutz vor Phishing und Social Engineering
• E-Mail-Sicherheit und Passwortverwaltung

Thema: Anti-Korruption und Ethik

• Umgang mit Geschenken und Einladungen
• Erkennung und Vermeidung von Interessenkonflikten
• Whistleblowing-Richtlinien

Thema: Arbeits- und Gesundheitsschutz

• Vermeidung von Arbeitsunfällen
• Ergonomie am Arbeitsplatz
• Umgang mit gefährlichen Stoffen

Thema: Wettbewerbsrecht und Kartellrecht

• Einhaltung von Gesetzen wie dem Verbot von Preisabsprachen
• Umgang mit vertraulichen Informationen von Wettbewerbern
• Compliance im Supply Chain Management

Thema: Diskriminierungs- und Gleichstellungsrichtlinien

• Förderung eines wertschätzenden Arbeitsumfelds
• Maßnahmen gegen Mobbing und sexuelle Belästigung
• Sensibilisierung für kulturelle Vielfalt

Einmal erstellt, können die Online-Kurse beliebig angepasst, aktualisiert und miteinander thematisch passend kombiniert werden. Über ein LMS wie iSpring Learn ist das Zuweisen an die Mitarbeiter besonders zeitsparend.

Abschließende Gedanken

Compliance-Schulungen für Unternehmen sind erforderlich. Das Beste daran ist, dass Sie Ihren Kurs nach der Automatisierung mit Autorensoftware wie iSpring Suite immer wieder verwenden können, mit minimalen Aktualisierungen bei Bedarf. Darüber hinaus übernimmt das richtige LMS-System den Großteil der administrativen Arbeit und der Berichte für Sie.

Sie möchten anspruchsvolle und hochinteressante Online-Compliance-Trainings mit minimalem Zeit-, Kosten- und Arbeitsaufwand anbieten? Sehen Sie sich eine Demo der iSpring Suite an und nutzen Sie unsere kostenlose 14-Tage-Testversion des Autoren-Toolkits der iSpring Suite. Wenn Sie noch kein LMS haben, können Sie iSpring Learn auch kostenlos testen, um entsprechende Compliance-Schulungen für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Wenn Sie sich vorab von den Funktionen überzeugen möchten, können Sie auch für dieses Produkt eine Live-Demo anfordern.

FAQ

Sind Compliance-Schulungen Pflicht?

Compliance-Schulungen sind oft Pflicht, besonders in regulierten Branchen, um Mitarbeiter über rechtliche und ethische wie Datenschutz oder Korruptionsprävention zu informieren.

Welche Pflichtschulungen gibt es für Mitarbeiter?

Je nach Branche, Standort, gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensgröße gehören Arbeitsschutz, Datenschutz, Compliance, Brandschutz, Cybersecurity, Hygienevorschriften sowie Antidiskriminierung zu den Themen von Pflichtschulungen.

Wie bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Compliance-Schulungen zu absolvieren?

Motivieren Sie Mitarbeiter zu Compliance-Schulungen, indem Sie die Relevanz betonen, interaktive und kurze Inhalte anbieten, regelmäßig erinnern, Anreize schaffen und durch Führungskräfte Vorbildfunktion zeigen.